Факт хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни как объекты бухгалтерского учета

Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это - основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

Закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

кассовые документы;
платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
транспортная накладная;
расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию - от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

Назначение первичных документов	Нормативно-правовой акт
Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда	Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Учет кассовых операций	Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88; Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55;
Учет расчетов с применением ККТ
Расчетные (платежные) документы	Положение о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П в ред. от 29.04.2014)
Учет торговых операций и операций в общепите	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ	Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100
Учет работ в автомобильном транспорте
Учет работы строительных машин и механизмов	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
Учет основных средств и НМА	Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7
Учет малоценных предметов
Учет продукции и товарно-материальных ценностей	Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66
Учет материалов	Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а
Учет результатов инвентаризации	Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов и по .

Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

В статье « » вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме - от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной - «Мишка на севере»);
неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки - «Заместитель директора»);
суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

оформление первичного документа;
передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос - когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни , а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

приходные и расходные кассовые ордера - в день составления;
документы, связанные с оформлением продаж - не позднее следующего рабочего дня;
авансовые отчеты - не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
листки нетрудоспособности - не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Хозяйственные процессы следует рассматривать как совокупность составляющих их элементов - фактов хозяйственной жизни (ФХЖ). В результате совершения отдельных ФХЖ финансовое положение экономического субъекта остается неизменным, но основная масса хозяйственных фактов оказывает влияние на финансовое положение организации. Такие ФХЖ именуются хозяйственными операциями .

Хозяйственные операции относятся к основным объектам бухгалтерского наблюдения, и не случайно многие зарубежные (например, ) и отечественные исследователи считают их предметом бухгалтерского учета .

На уровне хозяйственных фактов осуществляются их фиксация и отражение информации о хозяйственных процессах в первичных документах и их регистрация в учете. В практической работе бухгалтер решает три вопроса: 1) когда произошла хозяйственная операция; 2) каково стоимостное выражение хозяйственной операции; З) каким образом должна быть классифицирована хозяйственная операция.

Следовательно, при анализе (осмыслении) ФХЖ перед бухгалтером стоят три задачи, решение которых позволит квалифицированно сформировать бухгалтерскую информационную систему:

идентификация ФХЖ по времени;

оценка ФХЖ;

классификация ФХЖ в номенклатуре плана счетов, выбранного для хозяйственной единицы.

Идентификация ФХЖ по времени обусловлена необходимостью установления момента времени регистрации хозяйственной операции (точка идентификации). Так, одни организации строят учетную политику, согласно которой точкой идентификации для сделки купли-продажи считается акцепт счета поставщика (т.е. подтверждение покупателем согласия на оплату) или факт оплаты счета; другие - отгрузку поставщиком товара; третьи - реальное поступление товарно-материальных ценностей на склад покупателя. Международные стандарты бухгалтерского учета ориентируются на момент перехода права собственности от продавца (поставщика) к покупателю, который в зависимости от условий договора купли-продажи может произойти на складе продавца, на станции отправления или назначения, на складе покупателя. При этом неважно, оплачены счета поставщиков или покупатель принял обязательство оплатить их в оговоренные соглашением сроки.

Не меньший интерес представляет момент отражения в учете производства продукции или услуг с длительным сроком исполнения (строительство дома, проведение научно-исследовательских работ и т.п.), когда право собственности (юридически) перейдет к заказчику при полной готовности объекта. В подобных случаях допускается поэтапное признание готовности, но при обязательном подтверждении выполненных работ заказчиком.

При идентификации ФХЖ важно не только установить точку идентификации, но и выявить периоды, на результаты которых оказывает влияние данный ФХЖ: прошедший, настоящий или будущий. Так, полученные агентством «Роспечать» в октябре 2003 г. денежные средства за подписку на периодические издания, поставляемые в первом полугодии 2004 г., в 2003 г. не принесут агентству доходов и должны рассматриваться как задолженность перед получателями (отсроченные доходы или доходы будущих периодов). Доходами они станут только в 2004 г. по мере поставки подписчикам заказанных и ранее оплаченных изданий. И наоборот, для предприятий-подписчиков затраты октября 2003 г. не окажут влияния на получение доходов текущего отчетного периода. Следовательно, они относятся не к настоящему, а к будущему периоду (такие затраты называются авансированными платежами или расходами будущих периодов).

Стоимостная оценка ФХЖ . Ранее установлено, что в бухгалтерскую информационную модель экономического субъекта включается информация об объектах наблюдения, подлежащих стоимостной оценке. На уровне хозяйственных фактов учитывается влияние свершившихся ФХЖ на финансовое положение организации (предприятия). Следовательно, предполагаются действия бухгалтера по стоимостной оценке этих последствий.

Стоимостная оценка, как правило, проводится по первичным документам, подтверждающим ФХЖ. Бухгалтер проверяет соответствие приведенных в документах стоимостных показателей договорам на поставку при приобретении или отгрузку при продаже, прейскурантам, ценникам и т.п. При отсутствии первичных документов, например, на поступившие от поставщиков материальные ценности, распоряжением руководителя организации создается квалифицированная комиссия (обязательно при участии представителя бухгалтерии), которая осуществляет преддокументальную оценку по аналогичным поставкам, прейскурантам или ценникам, а при представлении первичных документов предварительно оцененные стоимостные показатели корректируются на документальные цены , если последние признаны обоснованными.

Разновидностью стоимостной оценки считается калькуляция . Калькуляция позволяет исчислить по данным учета себестоимость отдельных изделий, услуг, незавершенного производства.

Классификация ФХЖ в номенклатуре Плана счетов. Для ведения бухгалтерской информационной системы и отражения в ней состояния и движения каждого объекта, подлежащего бухгалтерскому наблюдению, применяется бухгалтерский счет. Совокупность всех счетов, открываемых в бухгалтерии предприятия в течение учетного цикла, называется Главной книгой (номенклатурой счетов).

В западном учете бухгалтер самостоятельно разрабатывает номенклатуру счетов для своего предприятия. То же самое делает и российский бухгалтер, правда, за основу принимает План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Министерством финансов Российской Федерации.

На уровне ФХЖ в бухгалтерском учете осуществляется не только идентификация по времени и оценка их, но и отражение данных о хозяйственных процессах на счетах Главной книги. Адекватность отражения зависит как от правильности распознания сущности каждого ФХЖ и последствий его воздействия на финансовые результаты деятельности, так и от объективности и логичности построения номенклатуры счетов. В бухгалтерской практике классификацию ФХЖ в номенклатуре Плана счетов принято называть корреспонденцией счетов. Но не для всех ФХЖ бухгалтер может с достаточной степенью надежности определить период времени, на результаты которого оказывает влияние ФХЖ, или его стоимостную оценку, или последствия воздействия на объекты бухгалтерского наблюдения. Такие факты отражаются в учете и отчетности в особом порядке и называются условными.

Условным фактом признается имеющий место по состоянию на отчетную дату ФХЖ, в отношении последствий которого и вероятности их возникновения в будущем существует неопределенность, т.е. возникновение последствий зависит от того, произойдет или не произойдет в будущем одно или несколько неопределенных событий. При этом последствия условного факта оказывают существенное влияние на оценку пользователями бухгалтерской отчетности финансового положения, движения денежных средств или результатов деятельности предприятия по состоянию на отчетную дату .

К условным ФХЖ относятся:

незавершенные на отчетную дату судебные разбирательства, в которых предприятие выступает истцом или ответчиком и решения по которым могут быть приняты лишь в последующие периоды;

неразрешенные на отчетную дату разногласия с налоговыми органами по поводу уплаты платежей в бюджет;

гарантии и другие виды обеспечения обязательств, выданные до отчетной даты в пользу третьих лиц, сроки исполнения по которым не наступили;

учтенные (дисконтированные) до отчетной даты векселя, срок погашения которых не наступил до даты подписания бухгалтерской отчетности;

какие-либо осуществленные до отчетной даты действия третьих лиц, в результате которых предприятие должно получить компенсацию, величина которой является предметом судебного разбирательства;

гарантийные обязательства предприятия в отношении проданной в отчетном периоде продукции, товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

обязательства в отношении охраны окружающей среды;

другие аналогичные факты.

Последствиями условного ФХЖ могут быть: условная прибыль, условный убыток, условное обязательство, условный актив, порядок отражения которых в бухгалтерском учете рассмотрен далее.

Для ФХЖ, в отношении которых бухгалтер выполняет три действия (идентификация, оценка, классификация), существуют определенные экономические характеристики, позволяющие квалифицированно распознать каждый из них.

Классификация фактов хозяйственной жизни (экономические и юридические характеристики). Для квалифицированного распознания каждого ФХЖ и последующей идентификации, оценки и классификации в номенклатуре Плана счетов необходимо уяснить экономические и юридические характеристики ФХЖ.

На рис. 8.2 предложена классификация ФХЖ по экономическим и юридическим характеристикам. В зависимости от роли субъекта, управляющего хозяйственным процессом, ФХЖ подразделяются на действия и события. Действия относятся к активным проявлениям роли субъекта, выполняются под его целенаправленным воздействием, к примеру, поставка товарно-материальных ценностей поставщиком.

Данной операции предшествуют договорные соглашения. Ход поставки, ее оплата и т.п. контролируются соответствующими службами предприятия.

События возникают в результате случайных явлений, например, отражение потерь от стихийных бедствий, хищений и т.д. Сюда же следует отнести события, связанные с естественными процессами, допустим, начисление амортизации оборудования.

В теории американского учета имеется сходная классификация ФХЖ ; они подразделяются на двусторонние и односторонние. Двусторонние ФХЖ включают обмен ценностями (купля-продажа, платежи-займы и т. д.) между независимыми партнерами. Односторонние ФХЖ - потери от пожара, наводнения, взрыва и кражи, износ оборудования, постоянное накопление суммы по процентам и т.д.

По отношению к хозяйственной единице факты хозяйственной жизни делятся на внутренние и внешние. Внутренние ФХЖ предполагает действия или события, протекающие в границах хозяйственной единицы (внутренняя среда), не выходят за рамки информационной совокупности своего предприятия и характеризуют агентские связи (начисление заработной платы персоналу; отпуск материалов со склада в производство). Внешние ФХЖ отражают корреспондентские связи, не ограниченные контурами предприятия и распространяющиеся на внешнюю среду, затрагивающие информационные совокупности других хозяйственных образований (предприятий, организаций) и физических лиц, не состоящих в штате исследуемого хозяйствующего субъекта. К таким ФХЖ относятся: поступления материалов от поставщика; оплата счетов поставщика; расчеты с бюджетом и т.п.

По уровню обобщенности ФХЖ различают индивидуальные и агрегированные. Индивидуальные описываются показателем, характеризующим только один объект учета (например, начисление заработной платы конкретному работнику за объем работы, выполненной на определенной производственной операции). Агрегированные ФХЖ объединяют несколько индивидуальных, связанных общностью объектов учета (начисленная заработная плата работникам цеха; суммарный расход материалов за отчетный период).

В зависимости от длительности совершения факты хозяйственной жизни классифицируются на моментальные, длительные и абсолютные. Моментальные происходят в течение одного учетного периода или цикла. Чаще всего такие ФХЖ носят разовый характер (принятие к учету материалов на склад; выдача из кассы заработной платы). Длительные ФХЖ осуществляются в течение нескольких учетных периодов, к примеру, процесс распределения стоимости долгосрочных активов по периодам полезного функционирования. Абсолютные ФХЖ наступают вследствие истечения сроков исковой давности (списание невостребованных долгов). Классификация ФХЖ по степени влияния на показатели бухгалтерского баланса и по сложности отражения в номенклатуре плана счетов будет рассмотрена в последующих главах.

С юридической точки зрения факты хозяйственной жизни подразделяются на правомерные и неправомерные. Для правомерных характерны сделки, поступки и административные акты.

Сделки выполняются на основе договоров и соглашений. В практике хозяйственной деятельности они составляют основную массу ФХЖ. В отличие от сделок поступки не являются результатом целенаправленной деятельности субъекта управления (например, принятие к учету излишков ценностей на складе при инвентаризации). Административные акты - следствие применения нормативно-регламентирующих и законодательных документов. К таким ФХЖ относятся: отражение в учете амортизации долгосрочно потребляемого имущества предприятия; удержание подоходного налога из заработной платы; начисление налога на прибыль или имущество предприятия и т.д.

Неправомерные - ФХЖ, которые имели место в результате нарушений действующего законодательства, моральных и этических норм.

Факты хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Факты хозяйственной жизни представляют собой обстоятельства реальной хозяйственной жизни организации, которые оказывают влияние на ее хозяйственное - имущественное и финансовое положение. Это влияние выражается в появлении, изменении или выбытии (прекращении) каких-либо видов имущества либо обязательств организации, или в изменении цены этих видов имущества либо обязательств, а также в изменении величины доходов и расходов, а следовательно, финансовых результатов либо в иных изменениях в хозяйственном положении организации.

С точки зрения права результатом осуществления факта хозяйственной жизни являются возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей организации, связанных с учетом ее имущества, обязательств или финансовых результатов. Чтобы результат был юридически обоснованным, перед тем как принять его к учету, необходимо отразить его в специальной форме - форме первичного учетного документа.

Факты хозяйственной жизни можно классифицировать по следующим признакам (рис. 3.1):

с позиций экономического субъекта;
по отношению к экономическому субъекту;
по длительности совершения;
по уровню обобщенности;
по влиянию на балансовое равенство;
с юридической точки зрения;
по степени реальности.

Между отдельными объектами бухгалтерского учета взаимосвязь осуществляется посредством фактов хозяйственной жизни, оформленных документально с соблюдением определенных требований.

Показатели факта хозяйственной жизни обеспечивают количественную характеристику события с помощью соответствующих измерителей (натуральных, трудовых, денежных).

Факты хозяйственной жизни могут затрагивать только активы (имущество), только обязательства, только источники финансирования деятельности экономического субъекта, доходы и расходы, либо одновременно различные объекты бухгалтерского учета.

Это движение происходит при осуществлении хозяйственных процессов, которые составляют основу функционирования организации.

Хозяйственный процесс представляет собой взаимодействие трех слагаемых: средств труда (машин, оборудования), предметов труда (сырья, материалов) и живого труда (рабочей силы).

Отдельные факты хозяйственной жизни формируют кругооборот капитала, который представляет собой три хозяйственных процесса - снабжение, производство и продажи.

Рис.

Для непрерывной деятельности организация должна постоянно иметь денежные средства. В процессе снабжения (заготовления) предприятие обеспечивается материальными и трудовыми ресурсами, т.е. средства организации из денежной формы переходят в форму производственных запасов - средств труда, предметов труда, а также рабочей силы; т.е. организация несет расходы на приобретение необходимых для хозяйственной деятельности ресурсы. При этом объектами учета здесь являются расходы на приобретение средств и ресурсов, объем их заготовки, расчетные операции с поставщиками. В процессе снабжения (заготовления) формируется первоначальная стоимость приобретенных ресурсов.

Процесс производства - стадия кругооборота, на которой создают блага (готовую продукцию, выполненные работы, оказанные услуги). В процессе производства при взаимодействии средств труда, предметов труда и рабочей силы предметы труда принимают форму продуктов труда - готовой продукции, работ, услуг. Организация несет затраты на производство готовой продукции, в результате чего формируется себестоимость продукции. Изготовленный продукт доставляют до потребителя.

Средства труда переносят свою стоимость на вновь созданную продукцию частями путем начисления амортизации. Предметы труда полностью переносят свою стоимость на вновь созданный продукт. Затраты рабочей силы в процессе производства отражаются в виде начисленной персоналу организации заработной платы.

Здесь объектами учета являются расходы (средства труда в размере изношенной части, сырье, топливо, энергия, труд и его оплата), себестоимость продукции, наличие и движение готовой продукции.

Процесс продажи - стадия кругооборота, на которой реализуют производимую товарную продукцию. В процессе продажи готовой продукции организация получает денежные средства (выручку), за счет которых пополняются средства труда, предметы труда, а также содержится рабочая сила, необходимые для продолжения следующего операционного цикла кругооборота капитала.

В процессе продажи объектами учета являются расходы, связанные с отгрузкой и реализацией продукции, объем отгрузки и реализации продукции, исчисления дохода и прибыли от реализации продукции, расчеты с покупателями и по обязательствам с налоговыми и другими органами.

Например, сельскохозяйственные организации производят продукцию растениеводства и животноводства. Для этого заготавливаются сырье, горючее, смазочные материалы, запчасти, техника, оборудование и др., т.е. имущество организации из денежной формы переходит в форму производственных запасов. Кроме того, в сельскохозяйственном производстве используются запасы семян, кормов, посадочного материала, которые являются продуктами прошлого труда.

В процессе производства предметы труда принимают форму готовой продукции - зерна, молока и т.п.

В результате реализации готовой продукции организация получает денежные средства - выручку.

Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве имеет ряд особенностей, которые вызваны характером сельскохозяйственного производства и его технологическим процессом:

в сельском хозяйстве наряду с машинами, орудиями, постройками и другими средствами труда используется земля. В отличие от машин и оборудования, которые после полного износа заменяются новыми, земля является незамещаемым средством труда. При правильном уходе за ней земля повышает свое плодородие. В производстве продукции участвует и биологический фактор - рост и развитие растений и животных. Особенности организации хозяйственного процесса обусловливают необходимость ведения в сельскохозяйственных организациях учета затрат на производство по отдельным периодам и видам работ;
сельскохозяйственные организации часть необходимых им средств производства воспроизводят сами, а не покупают. Например, молодняк животных, выращенный в хозяйстве, переводится в основное стадо и используется в качестве продуктивного скота. В число основных средств зачисляются многолетние насаждения. Эта особенность является причиной того, что затраты на выращивание молодняка животных для расширения основного стада, например, должны рассматриваться как затраты на капитальные вложения только после сдачи объекта в эксплуатацию;
часть готовой продукции собственного производства является исходным материалом для возобновления процесса производства: зерно используется на семена; сено, солома - на корм; молоко - на выпойку телят и т.д.

Факт хозяйственной жизни - это такая составная часть процесса хозяйствования организации, которая позволяет фирме подтвердить средства в наличии или менять их. Кроме того, факты связаны с источниками средств компании, источниками источников. В некоторых случаях связь есть со всеми тремя аспектами, иногда с двумя или только одним. Практика регистрации фактов хозяйственной жизни позволяет держать деятельность фирмы под контролем.

Бухгалтерия и факты

Бухгалтер, ответственный за факты хозяйственной жизни, должен точно ориентироваться в особенностях вопроса. Так, правильное ведение бухгалтерии предполагает разделение на три крупные категории. Это следующие типы фактов хозяйственной жизни:

постоянные, констатирующие некоторое явление, именуемые состоянием;
связанные с происходящими событиями, именуемые действиями;
связанные с некоторыми действиями, именуемые событиями.

Примеры: состояние - это факт наличия материала, действие - это приобретение, продажа материала, событие - это сообщение о произошедшей краже материала. Примеры упрощённые, но отражают суть деления на группы.

Значение, смысл и учет

Каждый из перечисленных фактов тогда становится значимым для бухгалтерского учета, когда имеет место правильность оформления факта хозяйственной жизни бумажной документацией по образцам, введённым внутри предприятия. Принцип довольно жёсткий - есть факт, когда есть документация, подтверждающая факт; нет - тогда и самого факта нет как такового. Это приводит к тому, что в организации факты хозяйственной жизни как таковой не учитываются, вместо него производится учет данных, известных из официальной документации.

Бухгалтерия вообще представляет собой большую теоретическую конструкцию, и ее содержание зависит не только от настоящего компании, но и от задач, поставленных на будущее. Поэтому отражение фактов хозяйственной жизни в бухучете потоком позволяет составить корректное представление о процессе хозяйствования и спрогнозировать перспективы организации. Из ведущегося бухгалтерией учета следует, в соответствии с какими нормами нужно организовать рабочий процесс компании. При этом ответственные за оформление факта хозяйственной жизни работники так ведут учетную систему, чтобы соблюдались правила, принципы регистрации.

Ведем учет правильно

Правильное отражение факта хозяйственной жизни - это такое, когда информация зафиксирована и подтверждена официальной документацией. Есть некоторый минимальный объем информации, подлежащий регистрации по установленным правилам. Он следует из нормативных документов, принятых на федеральном, региональном уровне и на уровне самой компании. Необходимо учитывать также предписания административного состава организации.

Подобный подход к контролю фактов хозяйственной жизни позволяет разделять управленческий инициативный бухгалтерский учет, обязательный финансовый. При этом факты, не требующие отражения, регистрироваться не должны.

Условие и правила

По умолчанию считается, что ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни всю информацию в систему учета вносит верно. Это условие считается категорически важным, из него следует соответствие действующим юридическим нормативам. В то же время нельзя быть уверенным на 100 %, что информация точно, адекватно показывает процесс хозяйствования организации, поскольку возможны определённые ошибки, включая спровоцированные человеческим фактором.

Учет фактов хозяйственной жизни - это логика действий, производимых в строгом соответствии с документацией, поданной бухгалтеру ответственными лицами. Бумаги бывают ошибочными, преднамеренно сфальсифицированными, что приведет к некорректному учету.

Нужно помнить!

По умолчанию недопустимо, чтобы имущество во владении компании применялось бесхозяйственно. Также недопустимы кражи, хищения. Это правило считается нормативным, на практике ситуация крайне редко обстоит столь радужно. Иные предполагают, что при точном соблюдении условий хозяйствования и честности работы бухгалтерский учет вовсе стал бы лишним мероприятием. В настоящих условиях он ведется таким образом, чтобы учитывать возможные неприятные моменты, в том числе учет фактов хозяйственной жизни «событий».

Управленческий состав должен принимать решения, важные для компании, ориентируясь на состояние дел внутри фирмы. Сделать о нем выводы можно из учета фактов хозяйственной жизни. И все же решение может оказаться неразумным, неэффективным, нецелесообразным в сложившейся обстановке. Осознание такой ситуации помогает держать под контролем функционирование компании и своевременно принимать корректирующие обстановку решения. Об их необходимости можно делать выводы, ориентируясь на информацию, подаваемую бухгалтерией.

Точность как залог успеха

Одна из самых важных задач бухгалтерии связана с корректным оформлением фактов хозяйственной жизни. Если происходит расхождение реальной обстановки и информации, представленной в бухгалтерской системе, нужно найти причины случившегося и срочно исправить положение. В то же время нужно учитывать, что бухгалтерия зачастую ведет учет фактов хозяйственной жизни, ориентируясь на плановые показатели, в то время как на производстве происходит реальный процесс, отставание от плана или опережение его. Это означает, что учет должен соответствовать реальности, но без фанатизма.

Принимать решения по управлению компанией представляется разумным с учетом данных, содержащиеся в базах бухгалтерии. Практика показывает: чем больше руководство компаний опирается на бухучет, тем эффективнее становится работа бухгалтеров. В то же время компании, в которых управленческие решения принимают, не обращая внимание на оформление фактов хозяйственной жизни и не учитывая поступающие из бухгалтерии данные, фактически содержат отдел, впустую тратящий ресурсы организации. При этом как непреложное правило нужно установить: данные, подаваемые бухгалтерией, нужно проверять.

Контроль над всем

Чем лучше реализуется принцип контроля над всеми отделами, над всеми данными внутри компании, тем лучше работает организация. Касаемо фактов хозяйственной жизни это выглядит следующим образом: необходимо четко отслеживать корректность, правдивость всей поступающей информации, проверять ее и своевременно выявлять ошибки и подлоги. Только в этом случае организация сможет работать успешно, развиваться быстро.

Если удается реализовать на практике перечисленные особенности учета фактов хоз. жизни организации, тогда можно не сомневаться, бухгалтерия, а через нее руководители организации в любой момент будут иметь полный доступ как к средствам для хозяйствования, так и к данным о том, откуда и как они сформировались. Каждый бухгалтер организации должен иметь общее представление о фактах хозяйственной жизни организации. Специализация отдельного сотрудника позволит ему более точно охватывать доверенную область, так как анализ производится с учетом общего положения в компании. Дополнительно учет корректнее, если ведущий его специалист ориентируется в математике, экономике, правовых дисциплинах. Глубокие знания в этих областях позволяют понимать факты хозяйственной жизни, делать прогнозы и производить анализ.

Источники и категории источников

Бухгалтерский учет предполагает до некоторой степени изучение ценностей и их источников, но гораздо большее внимание уделяет категориям. Как известно, бывают:

пассивные (источники);
активные (средства).

Для бухучета в заданную секунду хоздеятельность организации - это такая неподвижная картина, мгновенная, включающая в себя большое число фактов хозяйственной жизни. Конкретному пользователю вся эта картина обычно видится только фактами, связанными между собой.

Пример: в кассе фирмы есть 1 000 рублей. Для бухгалтерского учета, для пользователя, производящего анализ системы, имеет значение факт того, что деньги есть. Этот факт подтверждается соответствующей бумагой. Из него следует, что один из сотрудников ответственен за средства перед компанией.

В то же время отражение в бухгалтерском учете не данных о факте, а непосредственно факта сделало бы систему неактуальной, неадекватной, не соответствующей действительности. Многочисленные эксперименты с бухгалтерским учетом позволили прийти к заключению, что именно принятый нынче вариант оформления и учета работы компании позволяет получать наиболее корректное представление о состоянии дел в компании и о будущем организации.

Реально или нет?

Если учет фактов хозяйственной жизни организован опытным, профессиональным бухгалтером, тогда фиксация производится не для галочки, но с конкретными целями. Бухгалтерия учитывает, что данные о фактах активны относительно фактов, и учет не должен просто воспроизводить реальность внутри компании. Вместо этого бухгалтеры должны отбирать такие моменты, которые связаны с важной информацией, и передавать данные о них управляющему составу.

Своевременно ли?

Точность, своевременность бухгалтерского учета в целом и предоставления информации в частности зависят от того, с какими целями производится контроль ситуации. Не нужно (да и нельзя) в подробностях описывать всякий без исключения факт хозяйственной жизни, так как это создаст избыток ненужной информации в базах данных, что не позволит оперативно получать доступ к действительно важной информации. Нужно помнить, что невозможно фиксировать в бухучете факт хозяйственной жизни ровно в тот момент, когда он возник. Временной промежуток, отличающий моменты появления, регистрации называют лагом.

Чем более точные данные нужно получить о некотором факте хозяйственной жизни, тем больший лаг позволителен. Оперативные данные, в свою очередь, мало соответствуют реальному положению дел.

Факты: состояние

К этой категории относится информация, отражающая состояние объекта. Констатация обычно выявляется при инвентаризации. Так, в ходе такой проверки можно установить, что компания владеет зданием, оцененным в пять миллионов, на него оформлены все бумаги, из которых следует, что фирма - единственный собственник.

Каждый факт состоит из нескольких слоев. В нашем примере первый слой предполагает констатацию наличия здания. Никакой оценки не производится, главная задача - обнаружение материального объекта. Чтобы понять, сколько объект стоит, придется опуститься на второй слой. Он посвящен денежному выражению, при этом оценка может производиться остаточная, текущая, на момент покупки или связанная с восстановлением. Следующий слой - третий, отражающий владельца, собственника. На четвертом представлены данные о правовых отношениях между владельцем объекта и хранителем, которого может представлять администрация организации или некоторые иные лица.

На пятом декларируют отношения пользователя, управленцев объекта. Шестой отражает информативность. Рост этого показателя, измеряемого битами, отражает отличие фактического остатка от учетного. Наконец, седьмой отражает дату покупки, длительность эксплуатационного периода. Он свойственен состоянию, если нужно вычислить оборачиваемость привлекшего внимание руководящего состава объекта. Для этого слоя довольно типичная ситуация, когда запасы товаров в системе присутствуют в количестве дней.

Факты: действие

Простейший пример такой категории фактов можно описать следующим образом: из первичной документации следует, что привезено, оприходовано 100 кг по 30 рублей, предположим, муки. Общая сумма сделки составила три тысячи. Дополнительно привезли еще центнер сахара, каждый килограмм которого стоил 26 рублей, то есть суммарно это стоило 2 600. Общая стоимость поступившего товара - 5 600 рублей. Этот факт принадлежит к категории действие.

На первом слое - количество килограмм, тип продукции, поступившей на склад. Второй оценивает неоплаченные товары, а если они оплачены, тогда контролирует уменьшение объема денег в распоряжении организации с одновременным увеличением материальных запасов.

Структура, слои: что дальше?

На третьем можно найти данные об имуществе, которым владеет компания. Таковое не увеличивается, если за позиции заплатили до поступления, в момент, когда их привезли. Оплата еще не произошла, значит, увеличение происходит на 5 600 руб. Возникают правовые отношения. Их отражению посвящен четвертый слой факта-действия. Рассматриваются те отношения, которые возникают между покупателем, поставщиком. Покупатель, к примеру, наращивает долг, так как берет на себя обязательство по оплате, со временем будет должен направить поставщику 5 600 рублей.

На пятом слое отражают иерархию правоотношений работников, администрации организации. На основании этой системы бухгалтер может понять, кто и за что несет материальную ответственность. Конкретное ответственное лицо получает больший объем материалов, которые нужно хранить и за которые придется отчитаться. Сумма одновременно прибавляется к административной ответственности перед владельцами. Аналогично возрастает право требования владельца перед управленцами фирмы.

Шестой уровень - аналитика, отражающая соотношение ожидаемого, фактического поступления. Например, ожидаемое - поступление товаров на сумму лишь 2 800, тогда информативность - 5 600 к 2 800.

На седьмом слое можно понять происходящее при анализе временных промежутков. Так, если каждый день со склада в производство отпускается продукция на 560 рублей, тогда имеющихся запасов хватит на десять рабочих дней.

Факты: событие

Предположим, в ходе пожара произошло уничтожение склада, оцененного в пять миллионов. На первом слое учитывают, что имущество уменьшилось, но не оценивают потери. Второй посвящен финансовой оценке произошедшего и подтверждается документами. На третьем можно понять, что имущество стало меньше, закончились права на пятимиллионный объект. Четвертый слой призван отразить: материально-ответственные лица перед управленцами несут ответственность, меньшую, чем раньше, на пять миллионов. Аналогично сокращается ответственность перед собственником у управленцев организации. Впрочем, это работает только тогда, когда у вышестоящей должности нет претензий к ответственным ниже рангом.

При возникновении претензий принято сохранять имущественные отношения по-прежнему, поскольку вместо имущества выступает дебиторская задолженность. Виноватое лицо может признать долг и оплатить его, что приведет к сохранению имущественных прав в прежней мере, но поменяется структура, место дебита займут деньги. При уничтожении в пожаре застрахованного объекта страховщик становится дебитором.

На пятом слое оценивают материальную ответственность, фиксируют ее уменьшение в случае наличия или отсутствия претензий. Если объект застраховали либо нашли виноватого, тогда пятый слой аналогичен четвертому. Шестой слой для описываемого приема информативен, если, конечно, здание сгорело не по инициативе собственника или управленцев. Седьмого слоя в такой иерархии нет в принципе.

Факты хозяйственной жизни классифицируются по разным признакам. Каждая из классификаций используется в бухгалтерском учете с аналитическими целями.

1. По отношению к целенаправленной хозяйственной деятельности факты хозяйственной жизни делятся на три вида:

а) действия;

б) события;

в) состояния.

Факты-действия непосредственно вытекают из хозяйственной деятельности организации. Например, передача сырья и материалов в производство, начисление оплаты труда и т.п.

Факты-события возникают в результате каких-либо непредвиденных обстоятельств (форс-мажорных). Например, повышение цен на энергию, материалы, др. ценности; недостача сырья и материалов сверх норм естественной убыли и т.п.

Факты-состояния являются следствием как действий, так и событий. Примером состояний могут служить результаты любой проверки, которая устанавливает наличие чего-либо.

Такая классификация необходима чтобы выявить подлинные, основные результаты хозяйственной деятельности и отделить их от побочных, при этом «побочные» результаты могут значительно ухудшить или незаслуженно улучшить эти показатели. Например, результаты от продажи продукции могут быть значительными, но их ценность снижается, если они получены вследствие повышения цен.

2. По отношению к хозяйственным средствам и источникам их образования факты делятся на:

а) пермутации;

б) модификации.

Пермутации - факты, меняющие или только состав средств или только состав источников. Например, поступление денежных средств с расчетного счета в кассу или присоединение части прибыли к уставному капиталу и т.п. В обоих случаях объем средств организации не меняется, валюта баланса остается неизменной.

Модификации - факты, меняющие объем средств и источников или в сторону увеличения или же в сторону уменьшения. Например, поступление сырья и материалов на склад или погашение ссуды банка и т.п. В результате оприходования сырья и материалов увеличивается и объем средств (сырья и материалов) и объем их источников (задолженности поставщикам). В результате факта - увеличиваются и средства и источники, растет валюта баланса. В результате погашения ссуды банка уменьшается объем средств (денег на расчетном счете) и источников (задолженности по кредитам и займам). В результате факта уменьшаются и средства и источники, снижается валюта баланса.

3. По типу изменения обязательств различают следующие факты хозяйственной жизни:

а) приводящие к возникновению обязательств, например, оприходование материалов на склад приводит к возникновению обязательств кладовщика (зав.складом) за принятые им материальные ценности, обязательств организации перед поставщиком по оплате материалов и т.д.;

б) приводящие к прекращению обязательств, например, при отпуске материалов со склада в производство прекращается материальная ответственность кладовщика (зав.складом) по этим материалам; при оплате документов поставщика, организация погашает свое обязательство перед ним;

в) приводящие к изменению обязательств (возникновению одних и превращению других), например, в результате изменения цен меняется объем обязательств материально-ответственного лица перед организацией и т.д.

Такая классификация нужна для анализа динамики обязательств лиц, участвующих в хозяйственном процессе.

Еще по теме 3. Классификация фактов хозяйственной жизни:

15.3. Отражение в бухгалтерской отчетности событий после отчетной даты и условных фактов хозяйственной деятельности
7. Понятие «природные ресурсы». Хозяйственная(экономическая) классификация. Рыночная классификация.