Приказ о новой штатной единице. Как вывести должность из штатного расписания

Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.

Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.

Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.

Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.

На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.

Кто подготавливает приказ?

Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации . Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.

Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.

Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.

Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:

отдела по работе с персоналом;
бухгалтерии;
отделом юридической службы.

После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.

В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?

Внесение изменений в штатное расписание проводится:

в связи с увеличением или сокращением штата;
если временно или постоянно вводится новая должность;
если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.

Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.

В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.

Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.

В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:

«В связи с производственной необходимостью, приказываю:

Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»

В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.

Внесение изменений в документы сотрудников

В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение . В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.

Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:

Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты — 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
Приказ на данного сотрудника на совмещение.

Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.

В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:

должность, подразделение;
на какой срок;
условия совместительства;
размер оклада;
другие условия.

Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.

В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:

Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
В случае несогласия — приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.

Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫ

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

дать не неё ссылку,
указав ее номер,
дату составления,
автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

наименование предприятия,
номер и дату составления приказа,
основание для него,
полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.

На предприятии время от времени могут происходить штатные изменения: вводится новая должность (отдел), сокращается штат, меняются тарифные ставки, оклады, переименовываются должности. Любые изменения отражаются в штатном расписании. Это можно сделать такими способами:

внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).

При необходимости изменения действующего штатного расписания руководитель структурного подразделения пишет руководителю предприятия служебную записку, в которой указывает необходимость осуществления изменений с их экономическим обоснованием. Руководитель фирмы издает приказ о внесении изменений в расписание (он оформляется на бланке предприятия). В одном документе перечисляются все изменения. Текст приказа условно делится на две части: констатирующую, распорядительную. В первой из них желательно указать соответствующие основания (например, совершенствование структуры предприятия, реорганизация компании и пр.). Новое штатное расписание приводится в действие на основании распоряжения руководителя.

Если у предприятия сложная структура организации (в разных отделах имеются одинаковые по названию должности), рекомендуется в приказе указывать должность, структурное подразделение. Все изменения доводятся до работников, также они вносятся в трудовые книги. Сокращение численности организации – это исключение отдельных штатных единиц из расписания; сокращение штата – исключение должностей. В любом случае сокращаемых сотрудников следует предупредить об увольнении за два месяца, т.е. новое штатное расписание сможет вступить в силу спустя данный срок. Если изменяются существенные условия договора (оплата труда, наименование должности), уведомление работников происходит также за 2 месяца. Если сотрудник не хочет работать по указанным условиям, трудовой договор расторгается.

У нас вы можете скачать:

Выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно основания для внесения изменений в штатное расписание – это кадровые перемены, которые происходят в организации (таблица ниже). Если работодатель примет соответствующее решение, могут произойти изменения в организационной структуре организации, составе и численности ее сотрудников, поменяются оклады по должностям и так далее. Эти события влияют на штатное расписание организации.

Таблица

Кадровые преобразования, которые нужно отразить в штатном расписании

Вид изменений	Письменное уведомление работников
Вводятся новые должности в штатном расписании, отделы, управления	Не требуется
Изменяются оклады, система оплаты труда	Необходимо
Переименовываются должности	Необходимо
Переименовываются структурные подразделения	Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре
Работника переводят в другой отдел
Работника переводят на другую должность	Необходимо
	Необходимо
Исключаются вакантные должности	Не требуется

Способы внесения изменений в штатные расписания

Есть два способа, которые можно применить, чтобы внести изменения в штатное расписание:

издать приказ о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом предполагаемые изменения прописывают в тексте самого приказа;
утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ , но изменения отражают не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если новшества небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом. Если же в организации планируются масштабные кадровые перемены, лучше утвердить новое расписание.

Приказ о внесении изменений издают в свободной форме. Унифицированный бланк отсутствует. В приказе указывают:

каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировок,

с какого числа изменения вводятся в действие (дата вступления их в силу может не совпадать с датой издания приказа).

Если утверждаете новое штатное расписание, представьте его проект на подпись руководителю кадровой службы и главному бухгалтеру. Если вместо них право подписи документа имеют другие лица на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Важно! Помните, что задним числом ввести в действие штатное расписание нельзя.

О том, как составить штатное расписание, читайте

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон не устанавливает какую-либо обязательную периодичность для изменения штатного расписания. Такие поправки работодатель вправе вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет по своему усмотрению. Таким образом, утверждать новое штатное расписание каждый год, если отсутствует необходимость отразить в нем какие-либо изменения, не нужно.

Кроме внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и тому подобного, в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания. Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и прочее.

Совет. Если собираетесь принимать новых работников в период, когда вносятся изменения в штатное расписание, примите новичка сразу на новые условия, чтобы в дальнейшем не пришлось корректировать его трудовой договор.

Изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен

Если в предполагаемый день увольнения по сокращению сотрудник находится на больничном, исключать его должность из штатного расписания нельзя. Увольнять по инициативе работодателя во время нетрудоспособности запрещено. Поэтому вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если сотрудника увольняют позднее, чем изначально планировалось, то изменения в штатное расписание касательно численности и должностей таких сотрудников прописывайте строго со следующего дня после их увольнения. Правильность такого подхода подтверждает судебная практика (определения Московского городского суда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г/3-3606/10).

Ознакомьтесь с примером решения подобной ситуации .

Исключение из штатного расписания «вилок» окладов.

Сотрудники имеют право на оплату труда без дискриминации. Поэтому не желательно оставлять в штатном расписании «вилки» окладов.

Суть «вилки» окладов в том, что по одной должности оклады не одинаковы. Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000.

Разница в окладах может иметь место, если у сотрудников разный стаж работы по профессии, в отрасли, различается квалификация, трудовые обязанности и так далее (ч. первая ст. 132 ТК РФ). При этом положение об оплате труда должно отражать понятные критерии, почему компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Таким образом, в исключительных случаях оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям («младший», «старший», «ведущий» и так далее).

Подробнее об этом читайте .

Таким образом, мы выяснили, когда у работодателя возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами – изложить поправки в приказе или утвердить новое штатное расписание.

Численность, структура и размер оплаты персонала утверждаются штатным расписанием – основополагающим локальным нормативным актом организации. Любые изменения в него на предприятии, учреждении или организации вносятся приказом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Основание

Изменения вносятся по инициативе:

представителей административного персонала;
руководителей подразделений;
работников предприятия.

Документальным основанием выступают:

бухгалтерская отчетность;
служебная записка руководителя подразделения;
заявление работника компании.

На вышеуказанные документы уполномоченный руководитель накладывает положительную резолюцию.

Суть изменений бывает следующая:

переименование должности или подразделения компании;
увеличение или уменьшение тарифной ставки или оклада существующей должностной единицы;
сокращение штата;
вывод должности и ликвидация подразделения;
введение должности и создание подразделения компании;
существенные изменения условий труда (льгота, разряд, оплата труда).

Причины

В приказе указывают причину изменений, которыми могут выступать:

требования законодательства;
реализация программы по оптимизации организационной структуры предприятия;
совершенствование управления организацией;
предотвращения дублирования трудовых функций;
улучшение работы отдельных структурных единиц;
внедрение инновационных видов деятельности;
санация компании.

Как часто можно вносить

В законах РФ не содержатся ограничения по периодичности внесения изменений в локальных нормативно-правовых документах организации. Согласно письму №428-6-1 от 22.03.2012, направленному Федеральной службой по труду и занятости, частота изменений в штатное расписание определяется владельцем.

Единственное требование – обязательность таких изменений. Допускается замена штатного расписания новым с оформлением соответствующего приказа.

Кем оформляется приказ

Функция оформления приказа законодательно не закреплена за определенным подразделением. Исходя из практики, исполнителями по приказу могут быть:

директор, если компания маленькая и не содержит сотрудников, занимающихся персоналом;
бухгалтер или плановик, реже юрист – на небольших предприятиях, где отсутствует кадровая служба, а обязанность оформления приказа возложена руководителем на определенного человека;
отдел труда или лицо, выполняющее его функции – на больших предприятиях.

Как составить

Приказ печатается на бланке предприятия и имеет следующую структуру:

Название, дата и номер документа. Например, приказ №81 от 21 июня 2019 года.
Краткое содержание. Об изменении штатного расписания.
Причина изменений.
Распорядительная часть приказа, которая состоит из слова «приказываю», а также сути и даты изменения.
Основание вносимых изменений. Например, план по оптимизации структуры предприятия. Указание основания не является обязательным.
Должность, ФИО и подпись руководителя предприятия или другого лица, уполномоченного подписывать приказы от имени компании.
Согласующие визы. Должности и подписи руководителей структурных подразделений, имеющих отношение к оформлению приказа. Например, начальника отдела труда и заработной платы, отдела кадров. Их наличие не является обязательным.
Подписи лиц, ознакомленных с приказом. Например, главный бухгалтер. Данный элемент может быть заменен списком рассылки, который прикладывается к приказу.
Исполнитель и его контактный номер телефона.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности:

При сокращении:

Изменение оклада

В ст. 74 ТК РФ говорится, что изменение условий труда согласовывается с работником. Это касается и увеличения или уменьшения окладов и тарифных ставок. Причиной может быть как денежная мотивация работников, так и программа экономии средств компании.

В связи с индексацией

В коммерческой организации размер и частота индексации оплаты зависит сугубо от работодателя. Единственное требование – заработная плата должна превышать установленный законом минимальный уровень.

Причиной индексации может быть соблюдение статей 130 и 134 ТК РФ, коллективного договора или внутреннего документа предприятия содержащего требования по индексации заработной платы. Копия приказа передается в бухгалтерию.

Перевод на 0,5 ставки

Перевод на неполный рабочий день может осуществляться по инициативе рядового сотрудника компании, подтвержденной оформленным заявлением, или по указанию владельца. Форма приказа о переводе свободная.

Согласно статьи 74 ТК РФ владелец устанавливает режим неполного рабочего времени на период до 6 месяцев из-за изменений, произошедших в технологических или организационных условиях труда либо чтобы избежать массового сокращения персонала.

Для соблюдения процедуры перевода владелец должен:

за 2 месяца до вступления в силу изменений рабочего времени уведомить переводимое лицо;
сообщить службе занятости согласно статье 19.7 КоАП РФ;
оформить изменения к трудовому соглашению, при наличии согласия работника.

Как хранить документ

Приказ, изменяющий штатное расписание является приказом основной деятельности предприятия и хранится постоянно, как указано в «Перечне…», утвержденном приказом Минкульт РФ от 25 августа 2010 г. №558. На протяжении времени действия приказ должен находиться в папке, отдельно от штатного расписания.

Доступ к нему необходимо строго ограничить. Отмененный приказ передается в архив и подлежит утилизации по истечению 3 лет.

Справки, заключения и предложения по изменению штатного расписания хранятся не менее 5 лет. Переписка касательно изменений — 3 года.

Общие нормы хранения документации организации регламентируются Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».

Ответственность за неизменение

Законодательство прямо не требует от работодателя оформления данного локального нормативно-правового акта, но на практике при проверке трудовой или налоговой инспекции за отсутствие штатного расписания выписывается штраф размером от 30 000 до 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Также указанный документ требует предоставить суд для принятия решения в трудовых спорах.

Из-за невнесения изменений в штатное расписание владельца наказывают в следующих случаях:

Несоответствие трудового договора штатному расписанию, что грозит административной ответственностью согласно ч.4 статьи 5.27 КоАП РФ с формулировкой ненадлежащее оформление трудового договора. Среди несоответствий неправильное наименование должности. Наказывается руководитель штрафом от 1000 до 5000 рублей и предприятие от 50000 до 100000 рублей.
Дискриминация в заработной плате. Законом предусматривается равная оплата за равный труд, поэтому разница оплат сотрудников компании на одинаковых должностях должна быть обоснована в штатном расписании за счет ее составных частей.
Несоответствие нормативного количества работающих на предприятии, которые выполняют определенную работу требованиям законодательства.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание является важным распорядительным документом предприятия, оформление которого защищает права, как работодателя, так и работника.

Не смотря на простые требования предъявляемые законодательством к оформлению данного распорядительного документа, их не соблюдение может привести к административной ответственности и денежному штрафу.