19.08.2017 вступили в силу поправки, изменившие порядок кассовых операций и упростившие выдачу денежных средств под отчет, которые регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием Центробанка от 19.06.2017 № 4416-У. Всего предусмотрено 5 важных нововведений. Рассказываем.
Выдача денег под отчет в любой момент
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.
Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.
Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.
Выдача денег под отчет без заявлений
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.
Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.
Оформление кассовой книги уполномоченным лицом
Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.
Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.
БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно
по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru
в строке поиска в Telegram).
Возврат денег без ордера
Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).
Больше обязанностей у кассира
Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.
Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.
Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.
Что такое подотчет
Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных
Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.
Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.
На что можно брать подотчетные средства
Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:
- на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
- командировку (суточные, проезд, проживание);
- представительские расходы.
Основание для выдачи денег подотчет — заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.
Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам — тому, с кем заключен либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.
То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Как выдать деньги в подотчет сотруднику
С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Оформление
Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.
Как отчитаться за подотчетные деньги
Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.
Срок отчета
Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.
Оформление отчета о подотчетных деньгах
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.
Получается, форму компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм - наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.
Отчет о подотчетных деньгах (образец)
Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.
Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
Кто является подотчетным лицом
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Срок выдачи денежных средств под отчет
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
Если организация на УСН
Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Подотчетные лица: подробности для бухгалтера
- Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»
На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п... руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...
- Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...
- Расчеты с подотчетными лицами
Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...
- Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами
... (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ... неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед... балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской... связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение... подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами...
- Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам
Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...
- Когда и как применять онлайн-кассу в учреждении?
ККТ при выдаче денежных средств подотчетному лицу? Выдача денежных средств работнику... средства выдаются подотчетному лицу без применения онлайн-ККТ. Вопрос: Подотчетное лицо приобретает за... разным. Если в момент покупки подотчетное лицо идентифицировано как представитель организации (им... организаций. Если доверенность у покупателя (подотчетного лица) отсутствует, он выступает как физическое... На период служебной командировки для подотчетного лица автономного учреждения была арендована квартира...
- Анализ изменений, внесенных в Инструкцию № 191н
Не показывается Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возврату предоставленных им средств... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в... 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, отношения с... сроков перечисления (выдачи) средств подотчетному лицу в соответствии с порядком, установленным... учета. Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной задолженности...
- Учет расчетов с применением платежных карт
Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...
- Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году
Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...
- Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
... ». С учетом изложенного расчеты с подотчетными лицами необходимо отражать: по выплате суточных... 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»; по оплате... 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг... 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг». }
Похожие статьи
