Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.
Что относим к командировочным расходам
Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст. 166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий. Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).
Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.
Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.
К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.
Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.
Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника. Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги. А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.
Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.
Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу - 2500 рублей.
Видео: командировочные расходы
Какие бухгалтерские счета используются в проводках при отражении командировочных расходов
По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.
Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером
Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).
На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.
Вернувшийся из командировки, сотрудник составляет и предъявляет авансовый отчёт (форма № АО-1). На оборотной стороне его должны быть отображены все расходы командированного. Суточные отражают отдельной строкой. Остальные расходы (оплата за билет, плата за номер в гостинице или съёмное жильё и т. п.) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ . Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно. Хотя в особых случаях (например, при утере железнодорожного билета) такое возмещение производят на практике по отдельному алгоритму с составлением актов, приложением справок от транспортной организации, являющихся обоснованием расходов.
Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.
Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.
Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту - расходы командированного сотрудника.
Таблица: проводки по компенсации командировочных расходов
| Дебет | Кредит | Бухгалтерская операция |
| 71 | 50 | Выдано под отчёт на командировку. |
| 71 | 51 | Перечислены командировочные на зарплатную карточку. |
| 55 | 51 | Перечисление аванса на специальную корпоративную карту. |
| 71 | 55 | Отражение расхода командированным средств со специальной карты. |
| 50 | 71 | Возвращены в кассу неизрасходованные суммы командировочного аванса. |
| 70 | 71 | Удержан из зарплаты неизрасходованный остаток аванса на командировку. |
| 71 | 50 | Выдана сотруднику сумма, равная личным средствам, обоснованно потраченным в командировке. |
Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.
Таблица: проводки по суммам необоснованных затрат
В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.
Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.
Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.
Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути
Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).
Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.
Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.
Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.
Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).
Таблица: проводки по учёту расходов командированного сотрудника
| Дебет | Кредит | Виды расходов |
| 20 (23, 25, 26, 29) | 71 | Основная деятельность компании, занятой производством (балансовый счёт зависит от вида деятельности командированного и задания на командировку). |
| 44 | 71 | Основная деятельность торговой компании. |
| 08 | 71 | Цель командировки - покупка и/или доставка новых объектов основных средств. |
| 10 | 71 | Сотрудник командирован для приобретения материалов, запчастей и т. п. |
| 28 | 71 | Перевозка бракованной продукции или выполнение гарантийного ремонта. |
| 19 | 71 | Выделение НДС по документам, приложенным к авансовому отчёту. |
| 68.НДС | 19 | НДС предъявлен к вычету. |
Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».
Таблица: проводки по оплате проездных документов
Налоговый учёт командировочных расходов
Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).
В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).
В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.
Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на травматизм» - для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).
Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Страховыми взносами здесь не облагается вся сумма.
В составе расходов для расчёта налога на прибыль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.
Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.
Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).
С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.
Если в билете НДС выделен одной суммой с платы за пользование постельными принадлежностями и за услуги питания, НДС нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 06.10.2016 № 03–07–11/58108). Эта сумма будет отражена в расходах компании, не облагаемых налогом на прибыль.
Видео: подтверждение командировочных расходов
Пример бухгалтерского и налогового учёта командировочных расходов
Менеджер Д.В. Петров работает в ООО «Альфа» в Саратове. Петров был приказом директора ООО «Альфа» от 15.01.2018 направлен в командировку в Москву для переговоров и подписания договора с поставщиком.
В ООО «Альфа» установлена приказом директора сумма суточных для командировок сотрудников в размере 1000 рублей в день.
Петрову выдали под отчёт аванс в сумме 13400 рублей из расчёта на следующие расходы:
- оплата проезда из Саратова в Москву и обратно - 5200 * 2 = 10400 рублей;
19 января Д.В. Петров сдал в бухгалтерию ООО «Альфа» авансовый отчёт, в котором отражены следующие расходы:
- билет на проезд из Саратова в Москву 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
- билет на проезд из Москву в Саратов 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
- суточные за три дня 1000 * 3 = 3000 рублей.
Итоговая сумма фактических расходов Д.В. Петрова по авансовому отчёту составила 13290 рублей.
Авансовый отчёт Петрова содержит бухгалтерские проводки по учёту расходов, сделанных им в командировке
Оборотная сторона авансового отчёта Д.В. Петрова отражает каждый вид расходов со ссылкой на приложенные документы (два железнодорожных билета).
Авансовый отчёт Петрова (оборотная сторона) детализирует сумму расходов
Налогооблагаемой суммой по НДС в расходах Петрова является только стоимость пользования постельным бельём в поездах в сумме 218 * 2 = 436 рублей. Сумма НДС составляет 436 /118 * 18 = 66,51 рублей.
По командировочным расходам Д.В. Петрова бухгалтером сделаны проводки в учёте.
Таблица: проводки по учёту расходов командированного работника
| Сумма | Дебет | Кредит | Операция |
| 13 400 | 71 | 50 | Выдан Петрову под отчёт из кассы аванс на командировку. |
| 10223,49 | 26 | 71 | Списаны расходы на билеты за вычетом НДС. |
| 66,51 | 19 | 71 | Выделен НДС 18% по дополнительным расходам на пользование постельными принадлежностями в ж/д билетах Петрова. |
| 66,51 | 68.НДС | 19 | Выделенный НДС по дополнительными расходам предъявлен к вычету. |
| 3000 | 26 | 71 | Суточные Петрова списаны на затраты в полном объёме. |
| 117 | 71 | 68.НДФЛ | Начислен НДФЛ на суточные свыше 700 рублей в сутки ((1000 – 700) рублей * 3 * 13% = 117 рублей). |
| 110 | 50 | 71 | Петров возвратил в кассу неистраченные суммы. |
После возвращения из командировки сотрудник отчитывается перед работодателем в своих расходах. Бухгалтер должен знать, какой отчёт считать правильно составленным, как отразить расходы в бухгалтерии и в налоговом учёте.
Выдано в подотчет на командировочные расходы - проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.
Выдача в подотчет из кассы
Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании сотрудника, утвержденного руководителем.
ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.
В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).
Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).
Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:
- 71-1 — для расчетов в рублях;
- 71-2 — в валютах.
К счету 50 можно открыть субсчета:
- 50-1 «Касса организации»;
- 50-2 «Операционная касса»;
- 50-3 «Денежные документы».
При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.
При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.
При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).
Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.
Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.
Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).
Перечислены командировочные на личную карту
В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).
В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.
Использование специального карточного счета
Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.
Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.
Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.
По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.
Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)
Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.
Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)
Выданы командировочные денежными документами
Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:
- Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
- Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.
К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.
Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.
Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах
После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.
При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.
Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.
Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.
Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:
- Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
- Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
- Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
- Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
- Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.
Итоги
Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.
Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье .
Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.
Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
К командировочным расходам относятся:
- Расходы по проезду;
- Расходы по найму жилья;
- Суточные расходы;
- Иные расходы с разрешения работодателя.
Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.
При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:
- В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
- При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.
Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.
НДФЛ и командировочные расходы
Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:
Что такое суточные расходы в командировке
Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.
Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.
Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.
Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.
Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.
Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):
- Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
- Для заграничных командировок – 2 500 руб.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Типовые проводки по командировочным и суточным расходам
Пример
Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.
За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.
Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:
- Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
- Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
- За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
- Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.
Облагаемые расходы НДФЛ:
- Суточные – 2*300,00 руб.;
- Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
- Итого НДФЛ – 2119,00 руб.
Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:
| Дата | Счёт Дт | Счёт Кт | Сумма, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
| 09.12.2016 | 71 | 50 | 60 000,00 | Выдача аванса на командировочные расходы | КО-2 |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 15 000,00 | Дорога Москва- Сухум | Авансовый отчет |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 6 000,00 | Жилье | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 14 600,00 | Суточные | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 10 000,00 | Прочие расходы | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 14 000,00 | Дорога Сухум — Москва | |
| 20.12.2016 | 50 | 71 | 400,00 | Возврат неизрасходованных денежных средств | КО-1 |
| 31.12.2016 | 70 | 68 | 2 119,00 | Удержан НДФЛ с командировочных расходов |
Бухгалтерский учет представительских расходов
К представительским расходам относят:
- Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
- Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
- Буфетное обслуживание во время переговоров;
- Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.
Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.
К представительским расходам не относят организации:
- Развлечений;
- Отдыха;
- Профилактики или лечения заболеваний.
Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.
Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.
Типовые проводки по представительским расходам
Представительские расходы — как оформить на примере
Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:
- на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
- на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
- на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
- на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
- на экскурсию – 5 000,00 руб.;
- на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
- на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.
Расчет представительских расходов согласно примеру:
- Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
- Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
- Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
- В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.
Учет представительских расходов проводки:
| Дата | Счет Дт | Счет Кт | Сумма, руб. | Описание проводки |
| 10.12.2016 | 26 | 60 | 154 000,00 | Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах |
| Закрытие месяца | ||||
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 154 000,00 | БУ |
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 60 000,00 | НУ |
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 94 000,00 | ПР |
Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .
Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .
Проводки по расходам свыше выданного аванса
Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет |
||
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
||
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.
Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).
Проводки по бухучету командировочных расходов
Дебет | Кредит | Название операции |
20 (23, 25, 26, 29) | Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия. |
|
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия. |
||
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства |
||
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов |
||
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции |
||
Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями |
||
Выделен НДС по командировочным расходам |
||
НДС направлен к вычету |
Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.
Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:
Дебет | Кредит | Название операции |
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя |
||
20, 23, 25, 26, 29 (44) | Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. |
|
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) |
||
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:
Пример учета командировочных расходов
Проводки бухучета командировочных расходов:
Сумма | Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет из кассы |
|||
Списаны расходы на билеты без учета НДС |
|||
Выделен НДС по расходам на билеты |
|||
НДС направлен к вычету |
|||
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС |
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Обязателен ли?
Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.
Правовые акты:
- Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
- Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.
Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:
- перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
- подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.
Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?
Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.
Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.
Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.
На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.
Требования к документу
Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?
Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.
Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.
Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.
Форма и разделы
Как правильно заполнить:
- Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
- Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).
Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.
Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.
Образец заполнения (пример)
Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:
Пример заполнения авансового отчета
Кто подписывает и согласовывает?
Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.
Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.
Сроки сдачи
После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.
Сопроводительные документы
Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:
- Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
- Чеки, квитанции, подтверждающие .
- Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
- , утвержденный руководителем.
- Другие расходы, связанные с командировкой.
Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.
При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.
Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.
Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:
- Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
- Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
- Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
Проводки
- 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
- 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 51 – «расчетный счет»;
- 50 – «касса»;
- 94 – «недостачи и потери предприятия».
Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:
- При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
- При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
- Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
- Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
- При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
- В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.
Нюансы составления при командировке за границу
Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.
Основные расходы при командировке за границу:
- . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
- Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
- Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
- Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
- Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.
Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.
Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.
Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.
Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.
Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.
Похожие статьи
