Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без утвержденных бланков документов. К этому перечню относится книга регистрации , ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.

Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о и , ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки.

Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.

Кто имеет право его заполнять

Журнал заполняет кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.

Неправильное заполнение отчетности государственного образца, выявленное при внешних и внутренних аудиторских проверках, приводит к значительным штрафам и административной ответственности. Исправления и отсутствие обязательных записей считается недопустимым.

Какую отчетность в нем регистрируют

Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:

• Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
• Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.

Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.

О том, как сформировать данный журнал в программе 1С, вы можете посмотреть на видео:

Порядок заполнения

Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:

• название предприятия, на котором осуществляется учет;
• (общий классификатор предприятий и организаций);
• дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
• ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.

Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:

• 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
• 2 столбец – порядковый номер документа;
• 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
• 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
• 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
• 6 столбец – порядковый номер документа;
• 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
• 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.

Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без оформления документации, к которой относятся РКО (расходно-кассовые ордера), расчетно-платежные ведомости, ПКО (приходно-кассовые ордера), счета к оплате, зарплатные ведомости и другие. Для учета всех бумаг необходим Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, благодаря наличию которого упрощается вычисление конечного сальдо за любой из периодов, контролируется документооборот.

Для чего и кому нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму под номером КО-3 (по ОКУД номер формы 0310003). Документ может заполняться вручную или с применением вычислительной техники.

Последующие листы Книги имеют одинаковое оформление - на них напечатаны столбцы, которые заполняются следующим образом:

• в 1 указывается дата оформления приходного ордера;
• во 2 - номер документа;
• в 3 - точное количество оприходованных средств;
• в 4 - источник поступления денег, примечание;
• в 5 - дата, когда оформлен расходный ордер;
• в 6 - номер документа;
• в 7 - количество расходуемых средств;
• в 8 - примечание, указывающее кому предназначены денежные средства или на что они расходуются.

Что такое и как его заполнить, вы можете прочесть в публикации по ссылке.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.

Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.

Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.

Что вносить в форму КО-3

При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:

• от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
• от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.

Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:

• приходные кассовые ордера (ПКО);
• расходные кассовые ордера (РКО).

Обязательно указываем сведения:

• номер ордера;
• дату;
• сумму;
• примечания.

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!

Заполненный образец

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Унифицированные формы первичной документации утратили статус бланков, обязательных к применению, несколько лет назад - в 2013 году. Однако это изменение не коснулось кассовых документов (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее также — журнал регистрации) не является обязательной, т.к. указанный документ представляет собой регистр сводного учета и, следовательно, его форма может быть утверждена предприятием самостоятельно.

Унифицированная форма

Унифицированная форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .

Эта форма используется для учета бухгалтерией кассовых ордеров или документов, применяемых вместо них (например платежных ведомостей), до передачи в кассу предприятия.

Она состоит из двух частей. В первой части (располагается слева) отражается информация о приходных кассовых ордерах, во второй (располагается справа) — о расходных кассовых ордерах.

В журнале фиксируется информация по каждому из указанных кассовых документов, в т.ч.:

• дата и номер документа;
• сумма;
• примечания (к примеру, кратко можно записать суть операции).

Необходимо учитывать, что порядок присвоения номеров приходным и расходным ордерам должен быть отдельным по каждому из этих видов кассовой документации.

Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием

На основании части 5 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждение подобных форм сводных регистров является прерогативой руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера или иного уполномоченного на ведение бухучета лица.

Согласно части 6 указанной статьи подобный регистр ведется на бумажном и (или) электронном носителе. Ведение электронной формы допускается только при условии подписания электронной подписью.

Выбирая между унифицированной формой журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) и утвержденной самостоятельно, предприятие должно оценить лишь свои временные и трудозатраты на создание и утверждение своей формы.

Также отметим, что если на предприятии не ведется указанный документ, то это не может повлечь административную ответственность.

Новая форма "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы КО-3:

• Порядок учета и ведения кассовых операций в ЧОП

  ... »; - КО-2 «Расходный кассовый ордер»; - КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных... и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма КО-3). В тех случаях, когда на... приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных...

• Кассовые операции. Общие положения
• Режимы налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...

• Документация по учету кассовых операций

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...

• Ограничения для ПБОЮЛ. Стоит ли бить тревогу?

  2 «Расходный кассовый ордер»; ̶ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Кассовые операции индивидуальных предпринимателей

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Если на прилагаемых к расходным... и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в...

• Некоторые обязанности плательщиков ЕНВД

  ... »; №КО-2 «Расходный кассовый ордер»; №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• ... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Некоторые обязанности налогоплательщиков ЕНВД

  ... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Выдача валюты на командировки

  Расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию...

Похожие статьи