Для оплаты труда каждая организация обязана формировать ведомость на заработную плату. Это основной документ бухгалтера по учету затраченных на эти цели средств.

Выплаты трудящимся должны осуществляться таким образом, чтобы они понимали, откуда берутся суммы к выдаче, по каким правилам производятся удержания из зарплаты и начисления на нее.

Выдачу заработка необходимо тщательно документировать в соответствии с требованиями законодательства РФ. Любая ревизионная комиссия должна с легкостью проверять обороты средств организации, порядок расчетов с сотрудниками.

Основные моменты

Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан придерживаться определенного порядка и сроков выдачи зарплаты, подготовки и заполнения соответствующих бумаг.

Сведения и определения

Процедура выдачи денег должна оформляться документально. На предприятии формируют специальные ведомости. Их формы утверждены законодательством.

Они бывают трех видов:

• расчетные;
• платежные;
• расчетно-платежные.

Применение той или иной формы зависит от некоторых нюансов.

Уполномоченные сотрудники, выдающие зарплату, в первую очередь, должны подробно изучить следующие вопросы:

• определения;
• предназначение документа;
• существующие нормативы.

Недопустимо нарушать действующие нормы. Это может привести к проблемам с трудовой инспекцией.

Для более легкого изучения законодательной базы по поводу заполнения РКО и иных документов, нужно знать соответствующую терминологию.

К основным понятиям относятся следующие:

Заработная плата	Это сумма, которую должен выдать работодатель сотрудникам за выполнение ими своих трудовых обязанностей. Ее размер регулируется трудовым соглашением и законодательством. Он не может быть ниже МРОТ. Сейчас по России он составляет 7500 р., а с первого июля 2019 года повысится еще на 300 р.
Расходный ордер	Это документ, который заполняется при выдаче зарплаты через кассу. Оформляется на каждого сотрудника отдельно.
Платежная ведомость Т-53	Отражает фактически полученную персоналом зарплату. Оформляется на группу работников (цех, подразделение и т. д.) или предприятие в целом.
Расчетная ведомость Т-51	Отражает расчет заработка по всем сотрудникам организации.
Расчетно-платежная ведомость Т-49	Используется для выдачи жалования, а также содержит сведения о том, как она рассчитывалась: оклад, число рабочих дней, начисления, удержания. Данный документ объединяет в себе формы Т-51 и Т-53.

Порядок составления бумаг по расчету и выдаче зарплаты отражен в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04. Из этого нормативного документа можно скачать бесплатно бланк ведомости. Расхождения с утвержденными в Постановлении формами не допускаются.

Существующие формы

Ведомость по зарплате отражает все начисления сотрудникам. Данный бухгалтерский документ может состоять из одной части или нескольких, если работники разделены по структурным подразделениям компании.

Ведомость отражает точные исчисления по каждому трудящемуся. Данные из нее применяются при составлении бухгалтерской отчетности.

Платежно-расчетная форма (Т-49) включает 23 графы. В них содержится необходимая информация для выведения итога. Она состоит из двух разделов. В основном указывается название организации (подразделения), общая сумма по документу, подписи главбуха и директора.

Табличная часть содержит колонки:

• номер по порядку;
• табельный номер сотрудника;
• должность;
• ставка (оклад);
• отработанное время;
• начисления и удержания;
• сумма к выдаче или переплата;
• фамилия, роспись в получении.

Ведомости Т-49 и Т-53 подписывают бухгалтер и руководитель, а форму Т-51 только исполнитель. Для учета оплаты труда на малых предприятиях используют ведомость формы В-8. В документе указывают начисления, удержания, сумму к выдаче. По ней же предусмотрены колонки, отражающие получение денег.

Назначение бланка

Ведомости по зарплате необходимы для следующих целей:

• систематизации информации по зарплатным выплатам;
• подтверждения целевого расходования денег;
• упрощения осуществления ревизии налоговиками;
• проведения проверок трудовой инспекцией.

ТК РФ обязывает работодателя начислять и выплачивать заработок персоналу так, чтобы люди уясняли, каким образом сформировалась сумма к выдаче. Расчетная ведомость наглядно демонстрирует все начисленные и удержанные суммы.

Помимо расчета, следует зафиксировать сам факт получения жалования на руки в виде подписи работника. Эта функция возложена на платежную ведомость. С ее помощью отражается факт получения заработка каждым конкретным тружеником.

Расчетно-платежная ведомость объединяет обе вышеперечисленные функции: начисление и получение средств.

Сейчас платежную ведомость используют очень редко. Это связано с тем, что зарплата в основном перечисляется на пластиковые карты безналичным путем. Выплаты единичным сотрудникам, например, не оформившим карту, осуществляются с помощью РКО.

Еще одной причиной отказа от применения формы Т-53 является то, что расписываясь напротив своей фамилии, сотрудник видит суммы других работников, отраженные в документе. Это нарушает конфиденциальность зарплатных данных и часто привод к конфликтам.

Оформление документа

Ведомость заработной платы заполняется в три этапа:

Оформление титульной части	Указывается название организации, порядковый номер документа согласно журналу, дату заполнения, общую сумму средств к выдаче, отчетный период. Отдельные строки отведены для подписей должностных лиц. Эта часть является общей для всех видов ведомостей. Она содержит обязательные сведения, которые указывают независимо от метода расчета и выдачи заработка.
Оформление табличного раздела	Таблица предусмотрена для разбивки общей суммы на детальные начисления и удержания для каждого работника. Содержание колонок и их число зависит от формы документа, способа выплаты, численности персонала. В расчетной ведомости необходимо дополнительно отразить метод исчисления суммы к выдаче. Таблица расширяется для максимально подробного отражения того, из чего сложился трудовой доход, который работник получит на руки. В платежной ведомости таблицу корректируют так, чтобы отразить факт получения зарплаты и сопроводительную информацию. Для этого предназначены колонки для подписей и примечаний. В последней указывают удостоверяющий личность документ, который предъявляется при получении денег либо доверенность, если заработок выдан доверенному лицу трудящегося. Если зарплата выдается персоналу по платежной ведомости, то дополнительно каждому сотруднику нужно подготовить расчетный листок. В нем человек может увидеть: долг на начало месяца (при наличии); все начисленные суммы (в левой части); расходную часть - удержания (в правой); итог к выдаче - внизу справа. Расчетно-платежный вариант ведомости сочетает в себе два вышеописанных, т. е. отражает порядок расчета и факт выплаты.
Заполнение пустых полей после выдачи денег	На этой стадии подводится итог выплаты и подписывается документ. После таблицы указывают суммы выданных и депонированных средств. Полученная в банке сумма на выдачу зарплаты предприятие получает на определенный срок. День снятия денег со счета является первым днем выплаты жалования и проставляется в шапке ведомости. Деньги должны быть полностью выданы либо возвращены банку в пятидневный срок. Возврату подлежит депонированная сумма. Это деньги, которые сотрудники, отсутствующие на работе по каким-либо причинам, не получили в течение отведенных пяти дней (болезнь, командировка, прогулы и т. д.). При выдаче зарплаты через кассу ведомость еще раз проверяет кассир и заверяет ее подписью, дальше то же самое делают главбух и директор.

Требования к заполнению ведомости заработной платы

Ведомость заработной платы можно составлять от руки или в электронном виде, например, в зарплатной программе 1С ЗУП.

В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• подписи должностных лиц;
• итоговая сумма;
• период выплаты заработка;
• номер и дата документа;
• наименование организации (ИП).

При заполнении формы бухгалтер берет сводные данные из табеля рабочего времени и кадровых приказов. Ведомости состоят минимум из двух листов: титульного (содержит реквизиты) и табличного (включает данные для расчета выплат). При необходимости к документу можно добавлять страницы.

Зарплата должна выдаваться в течение пяти рабочих дней, начиная со дня ее получения со счета (п. 6.5 Указаний ЦБ от 11.03.14 г. №3210-У). Ведомость составляется, если в организации трудится более трех человек, в ином случае заполняют расходный ордер.

Руководитель организации и главбух отвечают за правильность начислений и удержаний. Если в ведомости отсутствуют их подписи, то они не могут быть приняты к исполнению.

Кассир несет ответственность за получение, учет, выдачу, сохранность и хранение денег. Образец заполнения ведомости можно найти в интернете.

Ответственность за ведение

Составление ведомости относится к обязанностям бухгалтера-расчетчика. Он отвечает за достоверность данных в документе и правильность его оформления. Исполнитель должен расписаться в ведомости накануне выдачи денег по ней и до утверждения ее руководителем.

После осуществления всех выплат и подведения итогов по ведомости бухгалтер вновь подписывает уже полностью заполненный и оплаченный документ. Далее бланк подшивается и убирается на хранение.

Ведомости относятся к бумагам строгой отчетности и подлежат проверкам. Нужно обеспечить их надлежащую регистрацию и хранение. Для этого ежегодно в организации разрабатывается и утверждается учетная политика. В ней должна предусматриваться разработка и ведение журнала учета ведомостей формы Т-53а. Он открывается на год.

В журнале регистрируют все сформированные и оплаченные в течение года ведомости. Указываются их номера и даты оформления. Затем расчетные документы подшиваются и сдаются на хранение. Беречь их нужно в течение пяти лет.

Исправление, хранение и закрытие

В идеале в ведомостях на зарплату ничего не исправлять. Зачеркивания некрасиво выглядят и влекут за собой некоторые трудности. Однако опечатки, хоть и ненамеренные, имеют место.

При их появлении нужно сделать следующее:

• одной прямой линией аккуратно зачеркнуть неверную цифру;
• выше либо рядом написать правильное значение;
• все лица, которые подписали документ до момента исправления, должны поставить подписи вновь;
• указать дату корректировки.

Ведомость на выплату заработка необходимо закрыть в срок, отраженный на титульной странице.

Если деньги к установленному дню получили не все работники, бухгалтер должен сделать следующее:

• около ФИО работника, не получившего зарплату, написать слово «Депонировано»;
• после табличной части отражаются общие выданная и депонированная суммы;
• ведомость заверяют своими подписями ответственные лица;
• выписывается РКО на выданную сумму, его номер вписывается в соответствующую ячейку ведомости;
• документ отправляется на хранение.

Оформлять и закрывать ведомость нужно внимательно, т. к. она часто подвергается проверкам.

Каждый вид бухгалтерских бумаг имеет свой срок хранения. Ведомость хранится 5 лет при условии, что в ходе этого периода будет отчетная ревизия. В противном случае период хранения удлиняется до 75 лет.

Итак, выплата зарплаты должна строго регламентироваться и предельно ясно отражаться в соответствующих документах каждой организации. Для этого и предусмотрены ведомости, утвержденные Госкомстатом. Их оформление упрощает и унифицирует начисление и выдачу денежных средств работникам.

Расчет заработной платы работникам может отражаться как в , предназначенной еще и для учета выплаты заработной платы, так и в отдельном документе - расчетной ведомости. Расскажем об особенностях применения и заполнения расчетной ведомости (форма № Т-51).

Расчетная ведомость: для чего используется

Расчетная ведомость применяется для расчета заработной платы работникам организации (в т.ч. аванса - зарплаты за первую половину месяца).

Организация может применять как самостоятельно разработанную форму расчетной ведомости, так и форму № Т-51 , утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Опишем некоторые особенности составления расчетной ведомости на примере формы № Т-51.

Расчетная ведомость (форма № Т-51): особенности составления

Если организация применяет расчетно-платежную ведомость (к примеру, по форме № Т-49), отдельная расчетная ведомость уже не составляются.

Расчетная ведомость заполняется на всех работников, независимо от того, каким образом они получают заработную плату (наличными или путем перечисления на банковские карты).

Расчетная ведомость Т-51 составляется бухгалтерией в одном экземпляре.

Начисление заработной платы в расчетной ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ.

Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

В расчетных ведомостях, составляемых на компьютере, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Расчетная ведомость Т-51: скачать бланк

Найти расчетную ведомость (форму № Т-51) можно, обратившись к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 , или по коду Т-51 в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».

Заработная плата является вознаграждением для работников за трудовую деятельность в той или иной организации. Для того чтобы узнать сумму и зарегистрировать данные выплаты, необходимо произвести процедуру расчета.

Общие сведения

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Первым документом в указанной процедуре является табель рабочего времени, конечным же становится ведомость по зарплате.

Последняя бумага имеет структурированную форму, которая зарегистрирована на законодательном уровне. Она может быть составлена как на штат сотрудников всей компании, так и на лиц, работающих в одном отделении.

Законодательная база

Формы ведомостей по заработной плате утверждены на законодательном уровне.

К примеру, форма Т-51 была введена Постановлением Правительства РФ №1, датированным 5 января 2004 года.

Расчетная ведомость по зарплате

Помимо других функций, расчетная ведомость является базой, которая позволяет точно определить по доходному налогу для каждого из работников.

Помимо этого, в бумагу также вносятся и суммы, которые будут вычитаться из заработной платы в пользу внебюджетных фондов.

На выдачу

Расчетная ведомость предназначена для того, чтобы упростить расчет заработной платы каждого из работников организации, поэтому ее нельзя применять при выплатах.

Для того чтобы выдать деньги работнику, на основе ведомости бухгалтер должен выписать одну из бумаг: кассовый ордер на выплату или же платежную ведомость.

Назначение документа

Расчетной ведомостью по зарплате является документ бухгалтерского характера, в котором указываются данные о заработных платах сотрудников.

Фактически, данная бумага является последней в процедуре расчета. В нее вносятся данные о заработке каждого из работников компании перед выдачей денег.

Существует несколько видов документов, которые позволяют оформлять начисление зарплат сотрудникам компаний.

Ведомость может применяться как при выплатах на расчетный счет, так и при выдаче денег через кассу. Здесь все зависит от конкретного вида документа.

Форма

Как было указано выше, есть несколько документов для начисления заработной платы сотрудников.

Связано это с тем, что в 2019 году существует три формы ведомостей, закрепленных на законодательном уровне:

1. Т-49 или расчетно-платежная. Ведомость в такой форме представляет собой документ, согласно которому начисляют, а также выплачивают зарплату. Данный документ является практически универсальным и значительно упрощает работу бухгалтера, поскольку сочетает в себе две последующие формы.
2. Т-53 или платежная. В подобной ведомости отражаются суммы, которые необходимо выплатить сотрудникам или наемным работникам. Отличительной особенностью является то, что данный документ не имеет графы, в которую заносятся рабочие часы.
3. Т-51 или расчетная. Ее можно отнести к первичной бухгалтерской документации. Эта форма на данный момент является наиболее распространенной, поскольку используется при безналичном расчете с сотрудниками.

Бланк

Для упрощения работы можно пользоваться готовым бланком ведомости на выдачу зарплаты:

Для того чтобы не допустить ошибок, можно воспользоваться образцом заполнения на примере наиболее популярной формы Т-51.

Образец заполнения

Для того чтобы не ошибиться в заполнении ведомости по форме Т-51, следует проводить данную процедуру по небольшому плану.

Документ состоит из двух листов, один из которых является титульным, а второй содержит таблицу, в которую вносятся данные о работниках и их заработке.

Начать заполнение следует с титульного листа:

1. В верхней части нужно указать наименование компании, а также ввести код ОКПО. Если же документ ведомость заполняется для конкретного филиала - то также необходимо указать название подразделения.
2. После нужно указать номер документа с начала года, а также поставить дату заполнения.
3. В поле с отчетным периодом необходимо указать месяц, за который будет производиться отплата.

Теперь можно перейти к заполнению информации о работниках.

Она должна быть занесена в таблицу, находящуюся на второй странице документа:

1. В первой графе указывается порядковый номер.
2. Во второй для каждого из сотрудников необходимо указать табельный номер, который был присвоен при устройстве на работу.
3. В третьей колонке указывается ФИО сотрудника, а в четвертой ‒ должность.
4. Далее указывается оклад и количество отработанных дней. Последняя графа разделяется на две колонки, отвечающие за выходы на смену в рабочие и выходные дни. Такое разделение необходимо для удобства расчета, так как выход в нерабочее время оплачивается выше.
5. После заполнения нужно перейти в графу «начислено», где в первой колонке необходимо внести сумму, которая положена работнику исходя из его оклада и отработанных дней.
6. Последующие три колонки заполняются при необходимости. Они включают в себя такие выплаты, как премии, оплата больничных и другие блага социального или материального характера.
7. Как только первые четыре колонки графы «начислено» будут заполнены, можно складывать доходы, которые предназначаются тому или иному сотруднику. Получившиеся суммы нужно вписывать в последнюю колонку «всего», относящуюся к указанной главе.
8. Теперь следует перейти к удержаниям. Данная графа разбита на три колонки. В первую вписываются налоговые вычеты (НДФЛ 13%), а во вторую ‒ прочие удержания. В третьей же необходимо указать общую сумму, которая должна быть вычтена из зарплаты того или иного работника.
9. В конце необходимо указать конечную сумму выплат, для этого следует вычесть из конечной начисленной суммы число, указанное в последней колонке графы «удержано и вычтено».

Ответственные лица

Главным ответственным лицом, отвечающим за сохранность ведомости, является руководитель организации.

Сроки выдачи

По ведомости ограничены и составляют три дня, начиная с момента, когда был заполнен бланк.

Если же в указанный период на счета сотрудников, то:

• Работник должен подать кассиру заявление о выдаче ему заработной платы.
• После этого он должен дождаться следующей получки.

Деньги можно получить и раньше, в случае если в организации предусмотрены дни депонированных выплат.

Действия при утере

В случае, если ведомость была утеряна, то наиболее удобным вариантом является ее восстановление. Д

Платежная ведомость по форме Т-53 – основной документ, который заполняется при любых выплатах в организациях. Наиболее актуален этот документ для крупных предприятий, поскольку, если в небольших фирмах для выдачи заработной платы и прочих расчетов с сотрудниками можно оформлять , действующие в течение одного рабочего дня, то в больших компаниях такой способ крайне неудобен.

Скачать бланк и образец платёжной ведомости по форме Т-53

ФАЙЛЫ

Кто заполняет форму Т-53

Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.

Порядок заполнения бланка Т-53

Бухгалтер организации либо распечатывает бланк Т-53 и затем заполняет его вручную, либо заполняет его в электронном виде и только после этого распечатывает. В ведомости содержится таблица из нескольких столбцов и строк (по количеству сотрудников), а также графы для сведений о начисленной к выдаче заработной плате и строка по итоговой сумме к выдаче.

Оформление первой страницы

• Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
• Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
• Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
• В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
• После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
• Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.

Теперь визуально:

Заполнение второго листа

Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.

1. Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.
2. Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся организации).
3. В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
4. В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
5. В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
6. Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.

В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче

Виза директора на форме Т-53

Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.

И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.

Исправления в платежной ведомости

Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.

Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.

Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.

Как закрыть платежную ведомость

Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:

1. Написать слово «депонировано» напротив фамилий тех работников, которые не получили по данной ведомости причитающиеся им деньги;
2. Подсчитать выданные средства и те, которые были задепонированы. Внести эти сведения на последний лист ведомости;
3. Заверить ведомость подписью;
4. Выписать расходно-кассовый ордер. В нем надо написать сумму выданных средств, затем внести номер ордера в ведомость.

После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.

При выплате на предприятии зарплаты, премии, аванса, оформляется платежная ведомость. Унифицированная форма Т-53 «Платежная ведомость» (ОКУД 0301011) утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 г.

В принципе, выплаты вполне возможно оформлять приходно-расходными кассовыми ордерами, однако они действительны в течение только одного рабочего дня, а для крупного предприятии, где много выплат, это просто неудобно.

Правила заполнения

Предприятие может выбрать форму ведомости, удобную для применения: Т-49, Т-53 или Т-51. Платежная ведомость – бухгалтерский кассовый документам, составляемый в бухгалтерии для кассира предприятия. Этот документ существует в единственном экземпляре.

Форма Т-53 состоит из таблицы в 4-6 столбиков и с количеством строк по числу получающих деньги, а также из итоговой строки. На титульном листе бухгалтер, который отвечает за заполнение ведомости, пишет название организации и структурного подразделения или ФИО индивидуального предпринимателя. Также нужно указать код по классификатору предприятий и организаций и в графе «Корреспондирующий счет» – «дебет 70».

Здесь же указывают срок действия ведомости (5 дней с момента подписания) и общую сумму по ведомости (цифрами и прописью). Также должна быть указана дата платежной ведомости и ее порядковый номер.

При указании расчетного периода в платежной ведомости проставляют даты, за которые выплата производится. Например, при выдаче аванса, писать нужно время с 1 по 15 число, даже если аванс выдается 20 числа. Кассир не может приступить к выдаче денег, пока ведомость не завизирована руководителем предприятия.

Когда все деньги по ведомости выданы и учтены, главный бухгалтер должен проверить правильность ее заполнения, и при отсутствии замечаний подписать. На крупных предприятиях, где много сотрудников, ведомость составляет несколько листов. Количество листов ведомости необходимо указать в специальной графе.

До выдачи средств кассир обязан проверить правильность оформления ведомости и в случае обнаружения ошибки, вернуть ее в бухгалтерию для переделки.

Исправления в платежной ведомости

Крайне нежелательно допускать в платежной ведомости исправления и ошибки, поскольку она является первичным учетным документом. Если ошибка все-таки допущена и вовремя обнаружена, лучше переделать ее до выдачи денег. Если по каким-то причинам переоформить ведомость невозможно, ошибки нужно аккуратно зачеркнуть, а сверху написать правильный вариант, и заверить исправление подписями лиц, подписывающих ведомость. Обязательно также указать дату, когда внесено исправление.

Закрытие платежной ведомости

По окончании срока действия платежной ведомости кассир должен оформить ее закрытие, если даже не все выплаты произведены. При закрытии ведомости кассир производит следующие действия:

• напротив фамилии работников, не получивших деньги; пишет «депонировано»;
• подсчитывает, сколько денег выдано и сколько осталось на депоненте и на последнем листе указывает две суммы;
• итог заверяет собственной подписью;
• составляет расходный кассовый ордер с указанием суммы выданных наличных, проставляет в ведомости номер ордера;
• заполненную платежную ведомость передает в бухгалтерию.

В бухгалтерии платежные ведомости должны фиксировать в специальном журнале. В журнале указывается назначение ведомости, сумма выданная, дата и номер ведомости и ответственные лица. Нумерация платежных ведомостей ведется с начала календарного года.

Нужно учитывать, что ведомость по заработной плате может быть просто платежной или расчетно-платежной, но ведомость на аванс всегда только платежная, так как аванс не начисляется, а выплачивается. Это касается всех подобных выплат.

Похожие статьи