Платежный календарь для чего нужен. Платежный календарь – инструмент оперативного управления финансами

Цель работы : составить платежный календарь работы организации на месяц.

Платежный календарь – план рациональной организации оперативной финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники поступления денежных средств с расходами на осуществление финансово-коммерческой деятельности.

Платежный календарь отражает доходы, поступления средств, отношения с бюджетом по налогам, кредитные отношения.

Назначение платежного календаря - контроль за платежеспособностью предприятия.

Платежный календарь составляется по всем статьям денежных поступлений и расходов, проходящих через расчетный и ссудный счета хозяйствующего субъекта в банке. Платежный календарь разрабатывается, прежде всего, путем уточнения и конкретизации плановых показателей очередного квартала и разбивки этих показателей по месяцам. Затем показатели можно уточнить и разбить на более мелкие периоды (пятидневки, недели).

В платежном календаре поступления денег и денежные расходы должны быть сбалансированы.

Если поступления денег превышают их расход, то в балансе отражаются денежные накопления (остаток средств на расчетном счету).

Если планируемые расходы превышают ожидаемое поступление денежных средств (вместе с переходящим остатком средств на расчетном счете), то это означает недостаточность собственных финансовых возможностей предприятия. В этом случае необходимо перенести часть не первоочередных расходов на следующий календарный период или принять оперативные меры по изысканию дополнительных источников.

Платежный календарь составляется, исходя из конкретных данных оперативного учета, операций по расчетному счету в банке, учета сдачи расчетных документов в банк, сведений о состоянии срочных и просроченных платежей, расчетов с дебиторами и кредиторами, об остатках задолженности по срочным и просроченным ссудам и т.п.

Методические указания к выполнению работы:

1. Составить платежный календарь по условным данным работы хозяйствующего субъекта на предстоящий месяц. Данные к расчету и форма платежного календаря приведены ниже.

2. Вычислить коэффициент платежеспособности предприятия как отношение суммы поступлений денежных средств к сумме их расходов и сделать вывод о достаточности собственных финансовых возможностей предприятия. Сбалансировать поступление и расходы денежных средств. Обосновать перенос расходов на следующий календарный период.

Данные к расчету

На первый квартал запланирована выручка от реализации основной продукции в размере 651 тыс. руб., экспортные поступления – 199,5 тыс. руб. Кроме того, в феврале запланирована реализация ТМЦ на сумму 5150 руб., поступление просроченной дебиторской задолженности – 1600 руб., передача залогового имущества в банк для реализации – 7820 руб. и выручка от прочей реализации 7180 руб.

Расходы денежных средств в предстоящем месяце планируются в объеме:

приобретение материалов и комплектующих – 45680 руб., зарплата – 50800 руб., отчисления в социальные внебюджетные фонды – 19500 руб., уплата косвенных налогов – 50970 руб., уплата прочих налогов и сборов – 52450 руб., оплата электроэнергии – 2110 руб., отопления – 13055 руб., водоснабжения – 1600 руб., услуги ж/д транспорта – 2800 руб., услуги связи – 140 руб., расходы на производственные командировки – 8820 руб., расчетно-кассовое обслуживание – 1200 руб. Прочие расходы намечаются в сумме 2100 руб.

В течение первого квартала на производственное развитие планируется направить 98760 руб., социальное развитие – 32100 руб., погашение кредита банку планируется в сумме 36000 руб., выплата процентов по кредиту - 8850 руб. Просроченная кредиторская задолженность на начала квартала составила 1830 руб.

Платежный календарь или баланс доходов и расходов на февраль 200 Х год

	Показатели	Объем
	Поступление денежных средств
	От реализации продукции
	Экспортные поступления
	От реализации ненужных товарно-материальных ценностей
	Поступления просроченной дебиторской задолженности
	Передача залогового имущества в банк для реализации
	Прочая реализация
	Итого поступлений
	Расходы денежных средств
	Косвенные налоги
	Оплата за материалы и комплектующие
	Заработная плата
	Отчисления в социальные фонды
	Электроэнергия
	Отопление


	Ж/д транспорт
	Командировочные расходы
	Прочие налоги и сборы
	Гашение кредита и процентов банку
	Гашение кредита;
	Процент за кредит.
	Прочие банковские расходы
	Расходы на социальное развитие
	Расходы на производственные расходы
	Просроченная кредиторская задолженность
	Прочие расходы
	Итого расходов
	Коэффициент платежеспособности
	Превышение поступлений над расходами
	Превышение расходов над поступлениями
	Балансирующие статьи:



	Коэффициент платежеспособности после балансировки

Для контроля за выполнением плановых финансовых показателей, за поступлением и рациональном расходованием денежных средств в течение года предприятие использует оперативные финансовые планы, которые дополняют текущее планирование.

С помощью оперативных финансовых планов предприятие определяет объем финансовых ресурсов для обеспечения текущей производственно-финансовой деятельности, устанавливает последовательность и сроки осуществления отдельных финансовых операций с учетом наиболее эффективного маневрирования собственными и заемными средствами, осуществляет оперативный контроль за выполнением планов и обязательств по объему производства и реализации продукции, прибыли, платежам в бюджет, отчислениям довольствующим органам, расчетам с учреждением банка.

Оперативное финансовое планирование включает в себя составление:

Платежного календаря;

Кассового плана;

Расчета потребности в краткосрочном кредите.

Платежный календарь является основой организации оперативной финансовой работы на предприятии. В этом документе подробно отражается оперативный денежный оборот через расчетные, текущие, валютные, ссудные и другие счета предприятия. Поступление и расходование средств планируется в конкретной последовательности по срокам, что позволяет своевременно производить расчеты, перечислять платежи в бюджет и внебюджетные фонды.

Платежный календарь составляется на очередной месяц с более подробной разбивкой содержащихся в нем сведений на короткие промежутки времени (как правило, на 15, 10, 5 дней). Сроки составления платежного календаря определяются исходя из периодичности основных платежей предприятия. Наиболее целесообразно составление месячных планов с подекадной разбивкой. Платежный календарь охватывает все расходы и поступления средств предприятия как в наличной, так и в безналичной форме, включая взаимоотношения с бюджетной системой и банками.

Составление платежного календаря начинается с его расходной части, в которой отражаются все срочные обязательства предприятия по платежам. Оперативное финансовое планирование заключается в установлении такого соотношения между доходами и расходами, при котором обеспечивалось бы их равенство или даже некоторое превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. Такое возможное превышение будет свидетельствовать о платежеспособности предприятия в будущем. Если возникает дефицит в платежных средствах, то следует пересмотреть очередность по платежам, скорректировать план отгрузки продукции, принять меры по ускорению расчетов и изысканию дополнительных средств.

Платежный календарь позволяет контролировать расходование средств в случае возникновения финансовых затруднений. С его помощью уточняются показатели текущего финансового плана, контролируется исполнение смет затрат, выпуск продукции и ее реализация, финансовые результаты деятельности предприятия.

Кассовый план - это план оборота наличных денег предприятия, который необходим для контроля за их поступлением и расходованием. Он разрабатывается для планирования оборота наличных денег на квартал и представляется в учреждение банка, с которым у предприятия заключен договор о расчетно-кассовом обслуживании.

Кассовый план обеспечивает своевременное получение наличных денег в банке и контроль за их использованием. При этом вводится норматив остатка наличных денег в кассе (лимиты), которые при необходимости могут пересматриваться. Наличность сверх установленных лимитов должна сдаваться в обслуживающие предприятие банки.

Кассовый план необходим предприятию для того, чтобы по возможности более точно представлять размер выплат. Правильное составление кассового плана позволяет обеспечить строгий контроль за движением денежной наличности, своевременным ее получением и целевым использованием.

Расчеты потребности в краткосрочном кредите составляются предприятием, если оно испытывает потребность в краткосрочном кредите, и представляются в банк в соответствии с его требованием, после чего заключается кредитный договор. Однако этому должен предшествовать обоснованный расчет размера кредита, а также той суммы, которую, с учетом процентов, необходимо вернуть банку. Эффективность кредитуемого мероприятия или ожидаемая выручка от реализации продукции должна обеспечить своевременный возврат кредита и исключить штрафные санкции.

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи :

свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

оптимизируется кредитная политика организации;

увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Платежный календарь магазина автозапчастей на предстоящую неделю, руб.
Показатель	Неделя, итого	1-й день	2-й день	3-й день	4-й день	5-й день
Остаток денежных средств на начало периода	39 648,96	39 649,96	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48
Положительный денежный поток	736 495,40	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08
В том числе выручка от продажи запчастей
Отрицательный денежный поток	712 379,27	136 114,49	251 162,98	107 919,71	79 937,62	137 244,47
В том числе: арендная плата
госпошлина в суд
доставка груза
заработная плата
компьютер, оргтехника, программное обеспечение
монтаж вывески

обслуживание контрольно-кассовых машин
оплата поставщикам запчастей

социальные взносы
страхование
услуги банка
услуги связи
хозяйственные нужды
электроэнергия
Чистый денежный поток	24 116,13	11 184,59	-103 863,90	39 379,37	67 361,46	10 054,61
Остаток денежных средств на конец периода	63 765,09	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48	63 766,09

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Платежный календарь – это план распределения денежных потоков, который составляется с целью обеспечения непрерывного процесса финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для эффективной работы предприятия необходимо грамотно направлять и перераспределять финансовые потоки. А в период глобального процесса дестабилизации экономики особенно следует учитывать дефицит оборотных финансовых ресурсов. В системе инструментов финансового планирования для эффективного решения данных вопросов предназначен платежный календарь.

Что такое платежный календарь?

Платежный календарь относится к системе оперативного планирования, и поэтому он охватывает период от одного до трех месяцев. Он представляет собой консолидированную таблицу, в которой отображается информация о плановом поступлении денежных средств и их расходовании. Входящие и исходящие денежные потоки должны быть сбалансированы для того, чтобы предприятие являлось платежеспособным на каждый указанный момент времени.

Составляющие платежного календаря

Платежный календарь, как инструмент финансового планирования , состоит из двух частей. В одной отображается плановое поступление денежных средств, в другой – их расход. На первом этапе составления платежного календаря необходимо внести данные об остатках денежных средств на начало планового периода. В платежном календаре объединены данные о наличных и безналичных расчетах предприятия.

Что включает в себя часть о поступлении денежных средств?

Поэтому сюда включают информацию об остатках денежных средств на текущем расчетном счете и в кассе предприятия. Далее нужно внести информацию о поступлении плановой выручки от реализации товаров и услуг, возврате дебиторской задолженности, поступлении кредитных либо заемных средств, а также авансовых платежах и прочих доходах.

Источниками могут служить договора реализации товаров и услуг, календарные планы отгрузки продукции, графики погашения дебиторской задолженности, кредитные договора, данные о сроках погашения долговых ценных бумаг.

Расходная часть: содержание и источники информации

В расходную часть следует включить информацию о плановых расчетах с поставщиками товаров и услуг, оплате обязательных налогов и сборов, плановом возврате кредитных средств и оплате процентов по ним, сроках выдачи заработной платы.

Источниками получения данных в данном случае могут быть: договора поставок, планы погашения кредитных средств, графики выдачи заработной платы, счета-фактуры и накладные на уже поставленный товар, планы капитальных вложений.

Основные правила составления

В процессе составления платежного календаря можно выделить несколько основных этапов. Вначале данный инструмент финансового планирования предполагает определение периода, который подлежит планированию – квартал, календарный месяц либо декада. Далее планируется объем реализации товаров либо услуг. На основании данных о плановой реализации составляется план ожидаемых доходов.

Затем проводится расчет расходной части платежного календаря. Теперь следует рассчитать денежное сальдо на каждом этапе проведения расчетных операций. Положительное сальдо означает, что предприятие достаточно обеспечено денежными средствами и является платежеспособным. Если размер денежного сальдо в достаточной мере превышает необходимую потребность в денежных средствах, то можно рассмотреть возможность инвестирование излишних активов с целью получения дополнительного дохода.

Если же сальдо имеет отрицательное значение, следует пересмотреть график платежей и рассмотреть возможность корректировки расходной части платежного календаря. Корректировка необходима ввиду того, что кассовые разрывы ведут к невыполнению договорных обязательств, влекут за собой применение системы штрафных санкций и увлечение расходной части бюджета предприятия. В случае отсутствия возможности перенесения сроков платежей, необходимо принять меры по поиску источников финансирования и возможность привлечения заемных средств.

Какие преимущества дает составление календаря?

Платежный календарь – это оперативный план, позволяющий контролировать финансовые потоки предприятия. Он необходим руководителям для принятия решений о целесообразности того или иного платежа в данный момент времени.

Платежный календарь позволяет работникам финансовой службы оперативно предоставлять данные о финансовой платежеспособности предприятия. Платежный календарь является инструментом оптимизации и эффективного использования денежных потоков предприятия.

1. Учет всех платежей по датам

Календарь учитывает все виды платежей: платежи по перевозкам, выплату зарплаты и кредита и т.д.

2. Автоматическое формирование отчета

Отчет автоматически формируется на основании планируемой даты платежа, который отображается в форме заявки в разделе «Взаиморасчеты».

Как пользоваться платежным календарем?

1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» вкладку «Платежный календарь».

2. В открывшейся форме выберите период формирования отчета и принцип его построения: «По контрагентам» или «По организациям». Отфильтруйте платежи, используя кнопки подбора: оплаченные частично, просроченные, важные, неоплаченные.

3. Отчет отображает только платежи по датам, в которые были зарегистрированы планируемые платежи - в заявке или вручную.

Зеленым цветом выделены планируемые платежи, которые оплачены контрагентом в выбранный период, голубым - частично оплаченные , а желтым - платежи, которые не оплачены .

Остаток денежных средств попадает из на дату построения календаря.

Если у вас запланировано много платежей с одним контрагентом или от одной организации, воспользуйтесь фильтрами «Контрагент» или «Организация».

Раскройте отчет до заявок: вы увидите номера ТТН по каждой перевозке, а также даты и номера выписанных счетов.

4. Раздел «Остаток (планируемый)» помогает избежать кассовых разрывов в компании: вы видите, на сколько больше или меньше денег будет в кассе в выбранную дату.