Новая страница 1

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная;

- децентрализованная;

Смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.

В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – общим собранием членов кооператива.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;

Контроль за соблюдением стандартов на документы;

Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;

Регистрацию документов и учетно-справочную работу;

Контроль за исполнением документов;

Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;

Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ. Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота, унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Функции службы ДОУ

Служба ДОУ выполняет следующие функции.

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений.
2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
4. Контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства но этим вопросам.
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
6. Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
8. Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий но совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация обработки документов.

Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль состояния делопроизводства в организации и в подразделениях;
2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
3) запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
4) проводить проверки организации ДОУ структурных подразделений и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
7) совместно с вычислительным центром определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;
8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Информация, зафиксированная в документах любого предприятия, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость и все эти, а также множество других операций подтверждаются документально. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия, поэтому сегодня в различных организациях часто встречается такое подразделение как служба ДОУ.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.

В данной контрольной работе будет определена польза службы ДОУ, в компетенции которой находится работа с документами организации. Будут определены цели и задачи, функции и взаимодействие данной службы с другими структурными подразделениями предприятия.

1. Понятие службы ДОУ

Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат ) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт ).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы ), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др. ).

Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации (ГАС) и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.18

1.1 Цели и задачи службы ДОУ

. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота , количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.19

1.2 Функции

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организация рабочих мест, в том числе автоматизация. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.20

1.3 Права и ответственность

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры; 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил; 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы; 4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства; 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; 7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации; 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников; 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами; 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними; 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за: 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; 2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.21

1.4 Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.

2. Оформление документов по образцам

2.1 Пример оформления решения совета директоров

ОАО «Пастор»

РЕШЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

О ликвидации

ОАО « Пастор»

Совет директоров ОАО «Пастор» в связи с невозможностью осуществлять далее хозяйственную деятельность без риска стать несостоятельным (банкротом)

РЕШИЛ:

1. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности ОАО.

2. Ликвидировать ОАО с 01.05.2011

3. Экземпляр настоящего решения совета директоров с их подписями и печатью ОАО направить в территориальный налоговый орган для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц о том, что ОАО находится в процессе ликвидации.

4. Назначить ликвидационную комиссию ОАО в составе: Бродкиной К.В., Ивановой С.Т., Калядкина О.Г., Неклюжева И.В.

5. Председателем ликвидационной комиссии ОАО назначить Агеева В.В.

6. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс мероприятий по ликвидации ОАО.

7. Установить, что в соответствии с п. 3 ст. 62 Гражданского Кодекса РФ с момента принятия настоящего решения о ликвидации ОАО и назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ОАО.

Председатель Совета подпись А.Л. Бублик

Члены Совета подпись Л.А. Горбунов

подпись А.С. Шумов

Подобным образом оформляются решения коллегиального органа (будь то совет директоров, собрание трудового коллектива, собрание акционеров и др.).

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы , принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действуют на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Приложение 1

к решению Совета директоров

от 06.05.2009 №15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

2.2 Пример оформления представления о поощрении

Закрытое акционерное общество Генеральному директору

«Металлопрокат» Т.Р. Романову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Отделу кадров подготовить

к 26.11.2010 приказ,

24.11.2010 №22 бухгалтерии оформить

выделение 30 000 руб.

Москва 25.11.2010 Романов

О поощрении Михалкиной А.В.

Михалкина Анна Витальевна 1970 года рождения работает в бухгалтерии ЗАО с июля 2005 г. Имеет высшее профессиональное образование (окончила МЭСИ). Михалкина А.В. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2008 г. проходила обучение в Академии управления на курсах повышения квалификации.

За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михалкиной А.В. благодарность и премировать ее.

Главный бухгалтер подпись В.А. Исаева

Начальник отдела кадров подпись В.И. Осипова

Зам. Генерального директора подпись П.Ю. Доронин

В дело №03-05

Зайцева 29.11.2010

Поощрение - это признание работодателем заслуг работника, знак благодарности и акт награждения за добросовестную работу. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов.- М.: МУФЭР, 2006.-с.54

Процедура оформления поощрения работника включает несколько этапов:

1) Руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, составляется представление о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с действующими нормативными актами (например, объявление благодарности; выплата премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; представление к званию лучшего в профессии и др.) Представление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие сведения о работнике (работниках): Ф.И.О.; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценку производственной деятельности, а также мотив поощрения; основание.

2) В случае положительного решения о поощрении работодателем издается приказ о поощрении работника (унифицированная форма Т-11), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 или форма Т-11а о поощрении группы работников. При оформлении приказа (форма Т-11 или Т-11а) в строке «Основание» указывается: наименование документа (представление) и лицо, его подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

4) На основании приказа вносится запись о поощрении в трудовую книжку работника. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями (образец оформления записи о поощрении: в графе 3 - Объявлена благодарность за продолжительную и безупречную работу, в графе 4 - дата и номер приказа о поощрении);

О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

3. Определения терминов

Номенклатура - (лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - это перечень должностей в соответствии с организационной структурой ведомства, организации, компании. В делопроизводстве также существует такое понятие как номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.;

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел;

- примерная номенклатура дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: 1) в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; 2) в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Регистрационный штамп - устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Регистрационный штамп содержит: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный вид штампа не проставляется на приложении к документу.

Типовые документы - это нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (например, типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Таким образом, типовые документы отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам, и называются также тексты - аналоги .

Заключение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами , отдел делопроизводства , отдел документационного обеспечения управления , общий отдел , канцелярия , секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения.

Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления .

В данной контрольной работе в соответствии с требованиями также были приведены примеры оформления решения совета директоров и представления о поощрении. Все фамилии и названия организаций являются вымышленными и приведенные документы являются лишь примерами. Определения некоторых терминов также приведены в соответствии с требованиями к данному варианту контрольной работы.

документационный управление номенклатура дело

Список использованной литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2008 г.-320 с.

2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - М.: Бизнес-пресса, 2005.-240 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с.

4. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М.: МУФЭР, 2006.-112 с.

5. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - М.: Питер, 2006.-240 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014

Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015

Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013

Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015

Цели и задачи службы документационного обеспечения управления, их функции, права и ответственность. Виды кадровой документации: штатное расписание и расстановка; положение об оплате труда; должностные инструкции. Правила внутреннего трудового распорядка.

курсовая работа , добавлен 27.05.2015

Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.

реферат , добавлен 18.02.2009

Основные функции, права и обязанности службы документационного обеспечения управления. Правила подготовки и оформления реквизитов деловых бумаг. Принципы изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

реферат , добавлен 15.11.2010

Служба документационного обеспечения управления в структуре организации. Правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы. Анализ локальной нормативной базы. Штатное расписание: форма, главные особенности внесения изменений.

курсовая работа , добавлен 27.03.2013

Основные понятия в документальном оформлении менеджмента. Характеристика основных типов документов, особенности кадровых документов организации. Функционирование службы документационного обеспечения управления, цели и задачи ее создания, функции и права.

курсовая работа , добавлен 28.09.2010

Организационное построение службы информационно-документационного обеспечение управления. Требования, предъявляемые к названию службы ДОУ. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению предприятия.